Документи для працевлаштування працівника без трудового стажу: роз’яснення

Так, у наведеній ситуації достатньо заяви працівника й обов’язкового пакета документів, ані витяг з електронної трудової книжки, ані паперова трудова книжка, ані спеціальна довідка ПФУ не потрібні, якщо працівник не вимагає оформити паперову трудову книжку.

Обґрунтування

1. Обов’язкові документи при укладенні трудового договору. Відповідно до ч. 2 ст. 24 КЗпП працівник при укладенні трудового договору зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб, а також у передбачених випадках документи про освіту, стан здоров’я, військово-обліковий документ та інші документи, якщо це прямо встановлено законом (ч. 2 ст. 24 КЗпП).

2. Особливість першого працевлаштування. Якщо особа працевлаштовується вперше, то за визначенням у неї немає ані паперової трудової книжки, ані відомостей про трудову діяльність у Реєстрі застрахованих осіб, тому вона фізично не може надати ні трудову книжку, ні витяг з електронної трудової книжки. У такому разі трудові відносини можуть бути оформлені без цих документів, а електронна трудова книжка почне формуватися автоматично на підставі повідомлення про прийняття та зарплатної звітності до ПФУ.

3. Паперова трудова книжка оформлюється лише на вимогу працівника. Ст. 48 КЗпП у чинній редакції встановлює, що на вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, роботодавець зобов’язаний оформити паперову трудову книжку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу (ст. 48 КЗпП). Якщо такої вимоги немає, роботодавець не зобов’язаний заводити паперову трудову книжку і не повинен вимагати від працівника будь-які довідки ПФУ для підтвердження «першого працевлаштування».

4. Заява працівника як підтвердження основного місця роботи й першого працевлаштування. Закон не вимагає окремого документа ПФУ чи іншого органу для підтвердження факту, що це перше місце роботи. Працівник у заяві про прийняття на роботу вказує, що це основне місце роботи та що він працевлаштовується вперше. Роботодавець працює з поданою заявою і далі виконує свій обов’язок: видає наказ, подає повідомлення до податкового органу, що й стає підставою для появи перших записів у Реєстрі застрахованих осіб та старту електронної трудової книжки (ст. 24 КЗпП; ст. 20 Закону № 2464-17).

5. Висновок щодо відсутності витягу/довідки ПФУ. Ні ст. 24 КЗпП, ні Закон про ЄСВ не покладають на працівника обов’язок отримувати спеціальну довідку ПФУ про відсутність трудового стажу при першому працевлаштуванні. Обов’язковим є подання паспорта (іншого документа, що посвідчує особу), податкового номера (або відмітки в паспорті про відмову), за потреби – документів про освіту, військово-облікового документа тощо. Вимога надати витяг з електронної трудової книжки або довідку ПФУ в ситуації першого працевлаштування суперечила б змісту ст. 24 КЗпП, оскільки відповідні відомості в Реєстрі ще не існують.

У вашій ситуації ви маєте право оформити працівника без трудової книжки та без витягу з електронної трудової, орієнтуючись на його заяву й стандартний обов’язковий пакет документів.