Як внести зміни до електронної трудової книжки після переформування

Потрібно самостійно внести запис про перейменування через вебпортал ПФУ, автоматично з податкової та зарплатної звітності такі зміни не потрапляють; для звільнених працівників це робить уже не роботодавець, а сам працівник або його новий роботодавець.

Обґрунтування

1. Перейменування/реорганізація не відображається в ЕТК автоматично. Автоматично до електронної трудової потрапляють дані з повідомлень про прийняття, зарплатної звітності та оперативних відомостей (для бронювання), тобто події щодо конкретного працівника: прийняття, переміщення, переведення, звільнення, призупинення договору тощо, а не загальна зміна назви установи.

2. Що має бути за змістом запису. Для паперової книжки при зміні назви установи роблять окремий запис «Установа така-то з такого-то числа перейменована на таку-то» з посиланням на наказ у графі 4, це передбачено п. 2.15 Інструкції № 58. Такий же зміст запису доцільно відтворити в ЕТК, щоб забезпечити тотожність відомостей.

3. Як внести запис у ЕТК діючих працівників. Роботодавець заходить до кабінету страхувальника на вебпорталі ПФУ, у розділі «Відомості про трудові відносини (трудова книжка)» формує новий запис про трудову діяльність, обираючи відповідний тип події та додаючи текст про перейменування і сканкопію наказу (алгоритм аналогічний створенню запису про прийняття/переведення за п. 4 Порядку № 11-1).

4. Що робити щодо вже звільнених працівників. Подавати сканкопії та формувати електронні записи можуть працівник, страхувальник або представник страхувальника, але тільки поки роботодавець є чинним страхувальником цієї особи; після звільнення колишній роботодавець уже не може подати дані щодо такого працівника, і це прямо випливає з підходу, викладеного у п. 4 Порядку № 11-1. Тому для звільнених осіб запис про перейменування може внести сам працівник через кабінет застрахованої особи або його новий роботодавець (як нинішній страхувальник), додавши сканкопію наказу.

Роботодавцю варто зараз внести запис про перейменування в ЕТК усіх чинних працівників і при зверненнях колишніх працівників надавати їм копію наказу та інструкцію, як подати її через власний кабінет у ПФУ.