Документальне оформлення звіряння списків військовозобов'язаних в 2026 році

У вашій ситуації достатньо провести внутрішнє звіряння на підставі тих е‑ВОД, які фактично оновилися, зафіксувати результати у самих Списках і, за бажанням, додатковим внутрішнім документом, а в графі «Відмітка про виконання» графіка зробити короткий запис про факт і дату завершення звіряння.

Обґрунтування

1. Внутрішнє звіряння оформлюють у довільній формі. Порядком організації та ведення військового обліку, затвердженим постановою КМУ від 30.12.2022 №1487, не встановлено окремого обов’язкового документа для фіксації результатів «внутрішнього» звіряння, головне — оновити відомості в Списках і у разі зміни облікових даних подати повідомлення за додатком 4 до цього Порядку Порядок №1487.

2. Де саме фіксувати результати внутрішнього звіряння. Результати можна:

   • зазначити безпосередньо в графіку звіряння (окремою колонкою/рядком з датою та коротким результатом);
   • або оформити службову записку / акт чи таблицю довільної форми, де поіменно вказати працівників, у яких:
     • оновлено е‑ВОД і внесено зміни до Списків;
     • змін немає (дані у Списках відповідають наданим ВОД).
     Обидва варіанти відповідають підходу, коли Порядок №1487 не вимагає спеціальної форми, а внутрішні документи підприємство формує самостійно.

3. Як діяти, якщо не всі працівники надали новий е‑ВОД. Внутрішнє звіряння проводите:

   • по тих, хто надав нові е‑ВОД, — звіряєте і вносите зміни до Списків (графи щодо реквізитів ВОД, строку відстрочки/бронювання тощо);
   • по інших — фіксуєте, що дані залишаються без змін, і орієнтуєтеся на наявні у вас ВОД. Порядок №1487 не зобов’язує роботодавця щороку мати новий е‑ВОД на кожного працівника, головне — щоб Списки велися та оновлювалися при зміні облікових даних у розумні строки.

4. Як заповнити графу «Відмітка про виконання» в графіку. Вимог до формулювань немає, тому доцільно вказати факт і дату завершення звіряння, наприклад:

   • «Звірку проведено 24.01.2026, зміни відображено у Списках»;
   • або, якщо були й відсутність змін: «Звірку проведено 24.01.2026, зміни по 3 працівниках відображено у Списках, по інших — без змін».
     Такий підхід узгоджується з тим, що відмітка у планах/графіках роботи слугує фіксацією факту виконання заходу (дати, при потребі — короткої примітки), а конкретні результати деталізуються у Списках та, за бажанням, у службовій записці.

5. Чого не потрібно робити. Не потрібно вносити записи про внутрішнє звіряння до Журналу за додатком 9 до Порядку №1487, оскільки там фіксуються результати зовнішніх перевірок і звірянь з ТЦК, а не внутрішнього аудиту списків додаток 9 до Порядку №1487.

У вашій ситуації буде коректно: оновити Списки по тих, у кого змінилися е‑ВОД, зафіксувати, що по інших змін немає, та зробити в графіку коротку відмітку із фактичною датою завершення звіряння.