Повторне звіряння військовозобов'язаних: документи та запис у журналі

Якщо ТЦК не повернув витяг, ви можете повторно надіслати витяги зі списків з коротким супровідним листом, при цьому можна використовувати ті самі роздруківки е-ВОД із «Резерв+», що бралися для внутрішнього звіряння, і доцільно зробити окремий другий запис у журналі перевірок щодо повторного направлення документів.

Обґрунтування

1. Чи запитувати новий «Резерв+» у працівників. Звіряння списків з ВОД усередині підприємства («внутрішнє») проводиться за документами, сформованими станом на дату такого звіряння, і саме тоді працівники мають подати оновлені е-ВОД з «Резерв+» для списків персонального військового обліку, а вимоги окремо оновлювати е-ВОД саме перед направленням документів на звіряння з ТЦК немає за п. 34 Порядку №1487. Тому ви можете повторно направляти до ТЦК ті самі роздруківки е-ВОД, що були використані під час внутрішнього звіряння, якщо після цього не було суттєвих змін облікових даних.

2. Як виглядатиме текст повторного листа до ТЦК. Закон не встановлює спеціальної форми листа, тож лист може бути довільним, головне — послатися на попереднє направлення та прохання повернути витяг, і знову додати витяги та копії ВОД. Орієнтовна структура:
   • шапка (кому, від кого, вихідний номер, дата);
   • посилання на Порядок №1487 і попередній лист: «Відповідно до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487, нашою організацією у травні 2026 року було направлено до Вашого ТЦК витяги зі списків персонального військового обліку та копії військово-облікових документів для проведення звіряння, однак на сьогодні примірник витягу з відміткою про звіряння не повернувся»;
   • суть прохання: «Повторно направляємо витяги зі списків та копії військово-облікових документів для проведення звіряння та просимо після його завершення повернути один примірник витягу з відміткою про проведене звіряння для відображення результатів у журналі обліку результатів перевірки стану військового обліку»;
   • перелік додатків і підпис.
   Лист доцільно надсилати рекомендованим відправленням з описом вкладення, що підтвердить факт і склад надісланих документів.

3. Чи робити новий запис у Журналі обліку результатів перевірок. У журналі відображаються всі проведені перевірки та зовнішні звіряння з ТЦК, а записи роблять, виходячи з кожного фактичного заходу звіряння, що підтверджується документами (акти, витяги, докази направлення), про що йдеться у п. 46 Порядку №1487 та роз’ясненнях до журналу. Тому:
   • першу відправку у травні ви вже відобразили (дата направлення, реквізити відправлення, у графі «результати» можна було зазначити, що інформація про звіряння не надходила);
   • повторне направлення документів — це окрема дія, її доцільно зафіксувати другим записом з новою датою, реквізитами другого поштового відправлення і приміткою про те, що документи направлені повторно для отримання відмітки.
   Такий підхід дозволяє мати чіткі докази вашої взаємодії з ТЦК і виконання вимог Порядку №1487 під час перевірки.

4. Чому важливо фіксувати повторну відправку і надсилати з описом вкладення. Норми про взаємодію і звіряння (зокрема, абз. 9 п. 34 Порядку №1487) покладають на підприємство обов’язок погоджувати строки і способи звіряння та проводити звіряння не рідше одного разу на рік. Опис вкладення та записи у журналі дають можливість довести, що ви не лише формально надіслали документи, а й вживали додаткових дій для отримання результатів звіряння, що знижує ризики претензій під час перевірок.

За описаного вами сценарію достатньо повторно направити витяги з тим самим пакетом ВОД, оформити короткий лист‑нагадування і окремо зафіксувати цю повторну відправку в журналі.