Оформлення видачі трудових книжок працівникам, прийнятим до 2013 року

Працівники мають розписатися в отриманні трудової книжки у Книзі обліку руху трудових книжок та в наказі (або індивідуальному, або загальному) про видачу трудових книжок.

Обґрунтування

1. Видача всіх трудових книжок оформлюється наказом. Після завершення перенесення відомостей із паперових трудових книжок до електронних відомості про трудову діяльність зберігаються в реєстрі, а наявні паперові трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис за п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону № 1217-IX. Тому доцільно видати наказ керівника про видачу трудових книжок, де визначити підставу та порядок їх видачі, і ознайомити працівників з наказом під підпис.

2. Підпис у Книзі обліку руху трудових книжок є обов’язковим. Якщо трудові книжки зберігалися у роботодавця, їх видача має бути зафіксована у Книзі обліку руху трудових книжок: у графі 12 зазначають дату і підставу видачі (наприклад, реквізити наказу), у графі 13 працівник ставить підпис про отримання. Це стосується всіх працівників, незалежно від дати їх прийняття, навіть якщо на момент прийняття Книга ще не велася, оскільки під час видачі робиться поточний запис про рух книжки.

3. Додаткове підтвердження — підпис у наказі. Рекомендовано, щоб працівник також розписався в ознайомленні з наказом про видачу трудових книжок. Це додатково підтверджує, що трудова книжка видана на підставі конкретного розпорядчого документа та що працівник про це повідомлений.

Практично: робите запис про видачу для кожного працівника у Книзі (графи 12 і 13) та берете підпис працівника на примірнику наказу про видачу трудових книжок.