Організація звіряння військово-облікових документів для дистанційних працівників

Алгоритм такий: затверджуєте графік «внутрішнього» звіряння, визначаєте у наказі засоби електронного зв’язку з дистанційними працівниками, надсилаєте їм графік цими засобами з вимогою підтвердити отримання, зберігаєте докази обміну повідомленнями як підтвердження ознайомлення.

Обґрунтування

1. Обов’язковість внутрішнього звіряння та графіка. Внутрішнє звіряння проводять не рідше одного разу на рік, а здійснюється воно «відповідно до графіка звіряння, затвердженого керівниками» підприємств, установ та організацій, і під час нього перевіряють наявність і стан військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних і резервістів п. 45 Порядку №1487. Графік може бути окремим документом, затвердженим підписом керівника чи окремим наказом.

2. Фіксація порядку інформування в наказі. Доцільно видати наказ, яким: затвердити графік внутрішнього звіряння; визначити відповідальну особу за оповіщення; зобов’язати керівників підрозділів і відповідальну особу довести графік до всіх працівників, у тому числі дистанційних; прописати, що дистанційні працівники інформуються через визначені засоби електронного зв’язку та повинні підтвердити ознайомлення (відповіддю листом, повідомленням у системі ЕДО тощо). Такий наказ не вимагається прямо Порядком №1487, але дозволяє чітко регламентувати процедуру й мати внутрішнє підтвердження дій.

3. Використання електронних засобів зв’язку. Під час дії воєнного стану ознайомлення працівників з наказами, повідомленнями й іншими документами роботодавця щодо їх прав та обов’язків може здійснюватися із використанням визначених у трудовому договорі засобів електронного зв’язку, а підтвердженням ознайомлення є факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем і працівником (ч. 3 ст. 29 КЗпП України). Тому для дистанційників потрібно: передбачити в трудовому договорі або окремому положенні конкретні засоби зв’язку (e‑mail, корпоративна система документообігу, месенджер тощо); надіслати цими каналами графік звіряння та/або наказ і запросити підтвердження отримання; зберігати в системі копії відправлених повідомлень та відповідей працівників.

4. Практичний алгоритм для дистанційних працівників.

   1. Затвердити графік внутрішнього звіряння (окремий документ).
   2. Видати наказ, де: послатися на графік; визначити засоби електронного інформування; покласти обов’язок на відповідальну особу/керівників підрозділів довести графік до відома дистанційників; зобов’язати працівників надати військово‑облікові документи (оригінал при першій можливості, попередньо — скан/фото).
   3. Надіслати дистанційним працівникам: скан або електронний примірник графіка і, за потреби, наказ; коротке повідомлення з чіткою датою/періодом їхнього звіряння й проханням підтвердити отримання.
   4. Отримати підтвердження: відповідний лист‑відповідь, повідомлення в системі ЕДО, позначку «Ознайомлений» у корпоративній системі тощо; за можливості — підпис КЕП на самому документі.
   5. Зберігати всі ці електронні підтвердження разом з графіком як доказ належного інформування при перевірці (це підтвердить організацію планування і проведення звіряння, що перевіряється за додатком 31 до Порядку №1487).

Такий підхід дозволяє формально виконати вимогу про проведення внутрішнього звіряння за графіком і мати документальне підтвердження ознайомлення дистанційних працівників.