Оформлення військового обліку працівника, що знаходиться за кордоном

Правильно оформити такого працівника як дистанційного за наказом можна, але краще мати з ним письмовий трудовий договір (у т. ч. в електронній формі з КЕП), а звіряння для військового обліку потрібно проводити з урахуванням даних його електронного військово-облікового документа (ВОД) та інформації з «Резерв+», де вже зазначена словацька адреса.

Обґрунтування

1. Статус працівника – дистанційна робота. Дистанційна робота передбачає виконання роботи працівником поза приміщеннями роботодавця, у будь‑якому місці за вибором працівника, з використанням ІКТ, саме так визначає ст. 60‑2 КЗпП для дистанційки, у тому числі коли працівник знаходиться в іншій країні, а роботодавець в Україні (ст. 60‑2 Кодексу законів про працю України).

2. Форма оформлення: наказ + трудовий договір. За загальним правилом при дистанційній роботі обов’язковий письмовий трудовий догір, однак у період дії воєнного стану сторони можуть самі обрати форму договору, і можна обмежитись заявою та наказом про дистанційну роботу з фіксацією основних умов (строк, режим, забезпечення обладнання, порядок звітності тощо), що випливає зі ст. 24 КЗпП та ст. 2 Закону № 2136‑IX (ст. 24 КЗпП; ст. 2 Закону № 2136‑IX). Оптимально: працівник подає заяву про дистанційну роботу, роботодавець видає наказ про прийняття/переведення на дистанційну роботу та укладає типовий трудовий договір про дистанційну роботу, підписання – КЕП.

3. Електронний обмін документами з працівником за кордоном. Ознайомлення з наказами, інструктажами, ПВТР тощо можна проводити через електронні комунікаційні мережі, якщо такі засоби зв’язку та порядок обміну зафіксовані у трудовому договорі або внутрішніх актах, з використанням удосконаленого чи кваліфікованого електронного підпису, що відповідає вимогам ч. 3 ст. 29 КЗпП та ч. 2 ст. 7 Закону № 2136‑IX (ст. 29 КЗпП; ст. 7 Закону № 2136‑IX).

4. Військовий облік: дані ВОД і «Резерв+». Військово‑обліковий документ тепер може бути в електронній формі, яка має ту ж юридичну силу, що й паперовий документ, за умови наявності унікального QR‑коду, тому для обліку такого працівника ви орієнтуєтесь на його електронний ВОД та дані «Резерв+», у тому числі словацьку адресу, як це прямо передбачено Порядком оформлення і видачі ВОД, затвердженим постановою КМУ № 559 (п. 9 Порядку № 559).

5. Звіряння даних для ТЦК: що врахувати. Під час щорічних чи позапланових звірянь з ТЦК ви використовуєте: електронний ВОД працівника з «Резерв+» (у тому числі роздруківку PDF з QR‑кодом), відображаєте у списках фактичне місцезнаходження / проживання, зазначене у ВОД, та подаєте кадрові відомості (посада, дата прийняття, характер роботи – дистанційна), а при розбіжностях щодо адреси чи інших даних рекомендуєте працівнику актуалізувати їх у ТЦК через «Резерв+» до чергового звіряння, щоб ваші облікові дані збігалися з реєстровими.

У вашій ситуації доцільно письмово оформити дистанційну роботу і формалізувати електронний документообіг, спираючись на дані електронного військово‑облікового документа працівника.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?