Працівник перебуває за кордоном: як правильно оформити трудові відносини

Питання укладення трудового договору про дистанційну роботу з працівником, який перебуває за кордоном, є особливо актуальним в умовах воєнного стану та масового використання електронного документообігу. Водночас чинне законодавство України дозволяє оформити такі трудові відносини дистанційно, у тому числі шляхом укладення трудового договору в електронній формі.

Відповідно до ч. 1 ст. 24 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП) трудовий договір укладається, як правило, у письмовій формі, а при укладенні трудового договору про дистанційну роботу письмова форма є обов’язковою.

Крім того, відповідно до ч. 1 ст. 2 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №2136) у період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору. Це означає, що роботодавець та працівник можуть укласти трудовий договір у формі електронного документа з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Особливістю ситуації, коли працівник перебуває за межами України, є те, що особиста присутність працівника для підписання документів не вимагається, якщо сторони погодили використання електронної комунікації та електронного підпису. При цьому працівник може виконувати дистанційну роботу з території іншої держави за умови, що трудові відносини регулюються законодавством України, а роботодавець зареєстрований в Україні

Відповідно до частини другої статті 60-2 КЗпП типова форма трудового договору про дистанційну роботу затверджується центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин. На виконання зазначеної норми, наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 05.05.2021 №913-21 «Про затвердження типових форм трудових договорів про надомну та дистанційну роботу» (далі Наказ 913-21), затверджено типову форму трудового договору про дистанційну роботу. Саме цю типову форму доцільно використовувати при оформленні трудових відносин із дистанційними працівниками.

Алгоритм укладення трудового договору про дистанційну роботу з працівником, який перебуває за межами України, може виглядати так:

1. Підготовка проєкту трудового договору

Після досягнення попередньої домовленості щодо працевлаштування роботодавець готує текст трудового договору в електронному вигляді (PDF, DOCX тощо) із використанням типової форми, затвердженої Наказом №913-21.

У договорі доцільно окремо передбачити:

1. що робота виконується дистанційно;
2. країну або адресу фактичного перебування працівника (за наявності);
3. порядок електронної комунікації між сторонами;
4. режим роботи та обліку робочого часу;
5. порядок подання звітності та виконання завдань;
6. порядок обміну кадровими документами;
7. умови забезпечення обладнанням та засобами зв’язку;
8. питання компенсації витрат (за потреби).

КЗпП (глава ІІІ) визначає поняття трудового договору, вимоги щодо його укладення та обов’язкові умови трудового договору. При цьому умови договору не можуть погіршувати становище працівника порівняно із законодавством України про працю.

Відповідно до ст. 9 КЗпП забороняється примушення працівника до укладення трудового договору, щодо умов якого не досягнуто взаємної згоди.

2. Узгодження способу електронного документообігу

Роботодавцю та працівнику необхідно погодити порядок електронної взаємодії, зокрема:

1. використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП);
2. використання сервісів електронного документообігу (наприклад, Дія або інших платформ);
3. спосіб направлення кадрових документів;
4. електронні адреси та канали комунікації;
5. порядок зберігання електронних документів.

Працівник, який перебуває за кордоном, також може використовувати український КЕП за умови наявності чинного сертифіката електронного підпису та доступу до відповідного сервісу.

Окремо слід врахувати положення ч. 2 ст. 7 Закону №2136, відповідно до яких у період воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання та зберігання наказів, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин, а також про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації.

3. Підписання трудового договору

Після погодження остаточного тексту договору:

1. роботодавець підписує документ своїм КЕП;
2. надсилає працівнику підписаний файл разом із підтвердженням накладення електронного підпису;
3. працівник, перебуваючи за кордоном, накладає свій КЕП на документ;
4. повертає роботодавцю підписаний примірник та підтвердження підписання.

Підписання може здійснюватися через сервіси електронного документообігу або засобами порталу / застосунку «Дія».

Після накладення електронних підписів обох сторін трудовий договір вважається укладеним у належній письмовій формі.

4. Видання наказу про прийняття на роботу

Після укладення трудового договору роботодавець видає наказ (розпорядження) про прийняття працівника на роботу. Працівника необхідно ознайомити з наказом у погоджений сторонами електронний спосіб.

5. Повідомлення ДПС про прийняття працівника

До початку роботи працівника роботодавець зобов’язаний подати повідомлення про прийняття працівника на роботу до органів ДПС у загальному порядку.

6. Зберігання документів

Кожна сторона повинна зберігати власний примірник електронного трудового договору та підтвердження накладення електронних підписів. Роботодавець забезпечує належне зберігання кадрових документів відповідно до вимог законодавства.

Додатково варто врахувати, що якщо працівник постійно перебуває за кордоном, роботодавцю доцільно звернути увагу також на можливі податкові та міграційні особливості держави перебування працівника, зокрема щодо легальності виконання роботи на території іншої країни та можливого виникнення податкових зобов’язань.

Джерело: Держпраці

Мінікурс на тему:

Повідомлення про прийняття працівника у 2026 році: податкова, ПФУ, ТЦК

Статті на тему:

Електронне працевлаштування: новий етап кадрового документообігу

Процедура прийняття на роботу: 5 кроків до оформлення трудових відносин

Зразки заяви та наказу про прийняття на дистанційну роботу за основним місцем