Повідомлення про прийняття працівника у 2026 році: податкова, ПФУ, ТЦК

1. Повідомлення до податкової про прийняття працівника
2. Хто та коли подає оперативні відомості до ПФУ
3. Коли при прийнятті працівника подавати додаток 4 до ТЦК
4. Коли при прийнятті керівника та відповідального за ВО подавати додаток 1 до ТЦК
5. Висновки

Працевлаштування це не тільки підбір кандидата, співбесіда та оформлення заяви та наказу. Чинне законодавство зобов’язує роботодавця повідомити зовнішніх учасників процесу про прийняття працівника. Щоб нікого не пропустити, згадаємо всіх і будемо рухатися по терміновості подання інформації.

Про укладання трудового договору з працівником, перш за все, слід повідомити податкову.

Повідомлення до податкової про прийняття працівника

Нагадаємо, що відповідно до ч. 4 ст. 24 Кодексу законів про працю України:

Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.

Отже, простими словами працівника не можна допустити до роботи, в тому числі без подання повідомлення до податкової.

Повідомляємо як про працівників, прийнятих за основним місцем роботи, так і про внутрішніх та зовнішніх сумісників. А от про прийняття на роботу директора подавати повідомлення не потрібно. Відповідно до постанови КМУ «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладення гіг-контракту або припинення трудового договору з домашнім працівником» від 17.06.2015 №413 (далі – постанова №413):

Повідомленням про прийняття на роботу члена виконавчого органу господарського товариства, керівника підприємства, установи, організації є відомості, отримані органами Державної податкової служби з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань.

Якщо була пауза в роботі, але працівник не звільнявся, то подавати повідомлення не потрібно. Мова йде про повернення до роботи після припинення призупинення трудового договору, закінчення відпустки по догляду за дитиною.

Повідомлення про прийняття працівника на роботу подаємо за формою, наведеною в додатку 1 до постанови №413.

Таке повідомлення подаємо до своєї податкової, тобто туди, де підприємство зареєстроване як платник ЄСВ.

Подати повідомлення слід до початку фактичної роботи конкретним працівником. Безпечний варіант – це видати наказ про прийняття на роботу і в цей же день подати повідомлення до податкової, а вже з наступного дня допускати нового працівника до роботи. Тобто дата виходу на роботу має бути хоча б на день пізніше, ніж дата подання повідомлення.

Можна подати повідомлення і в день початку роботи, але щоб це було, наприклад, до початку зміни. Однак не виключено, що наводити всі аргументи доведеться в суді.

Увага! Ні воєнний стан, ні відключення світла не переносять дату подання повідомлення. До речі, про світло. За замовчуванням повідомлення подаємо в електронній формі за допомогою спеціального програмного забезпечення. Але якщо такої можливості немає, то можна подати повідомлення в паперовій формі й долучити файл на флешці. Для цього доведеться відвідати податкову

Переходимо до оперативних відомостей до Пенсійного фонду.

Хто та коли подає оперативні відомості до ПФУ

Такі відомості подають ті роботодавці, які визначені в постанови КМУ від 22.11.2024 №1332 (далі – Постанова №1332).

Зокрема, це стосується підприємств, які мають «критичний» статус. Звичайні товариства з обмеженою відповідальністю та ФОПи такі відомості не подають.

Оперативні відомості про прийняття працівника на роботу подає роботодавець на вебпортал ПФУ.

Якщо діяти «за буквою закону», то подати оперативні відомості слід на всіх працівників незалежно від статі, віку, умов працевлаштування і перебування на військовому обліку. Хоча, на практиці, якщо подавати оперативні відомості тільки щодо військовозобов’язаних, нічого страшного не стається. Адже мета подання таких відомостей – це швидкий доступ інформації про прийнятого на конкретне підприємство працівника до різних Реєстрів з метою його бронювання. Ще більше безпечно додати сюди резервістів та призовників, хоча їх і не бронюють.

Увага! Подати оперативні відомості можна не пізніше наступного календарного дня з моменту працевлаштування. Як свого часу роз’яснював Пенсійний фонд, орієнтуватися слід саме на дату початку роботи, а не на дату видання наказу

Важливо: подати оперативні відомості можна і вночі та на вихідних. Але пам’ятайте про трудові гарантії для тих, хто працює в позаробочий час.

Ну і додамо: штрафу за прострочку не встановлено, але можуть бути проблеми із бронюванням працівника, щодо якого не подано оперативні відомості.

Коли при прийнятті працівника подавати додаток 4 до ТЦК

А тепер час повідомити ТЦК про прийняття на роботу призовника, військовозобов’язаного чи резервіста.

Таке повідомлення подаємо за формою, наведеною в додатку 4 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі – Порядок № 1487).

Його слід направити поштою до ТЦК, де працівник перебуває на військовому обліку згідно з наданим військово-обліковим документом. Доцільно зробити це рекомендованим листом з описом вкладення та повідомленням про вручення. Про це говорили тут. Обов’язково зберігайте корінці, що підтверджують подання.

До речі, подаємо додаток 4 незалежно від того йдеться про основних працівників чи сумісників.

Як ми зазначили, до додатка 4 варто долучити супровідний лист. В ньому зазначаємо, що подаємо повідомлення про прийняття працівника на роботу на виконання норм Порядку № 1487. Можете користуватися цим зразком або розробити свій.

До речі, якщо у військово-обліковому документі, який надано роботодавцю при працевлаштуванні, відсутні дані для заповнення певних граф Списку військового обліку (додаток 5 до Порядку № 1487), то про це слід зазначити саме в супровідному листі. Які графи слід контролювати? Про це ми детально говорили тут.

Щодо строків подання. Додаток 4 слід подати протягом 7 календарних днів з моменту видання наказу про прийняття працівника на роботу. Якщо граничний строк припадає на вихідний, то слід надіслати повідомлення завчасно.

Коли при прийнятті керівника та відповідального за ВО подавати додаток 1 до ТЦК

Якщо на роботу приймається керівник підприємства, інспектор з військового обліку або призначається особа, відповідальна за військовий облік, то до ТЦК за місцем реєстрації підприємства слід надіслати повідомлення за додатком 1 до Порядку № 1487. Це повідомлення надсилається у 7-денний строк з дати видання наказу про прийняття або призначення на посаду.

Висновки

1. Про прийняття працівника на роботу за трудовим договором слід повідомити податкову, а в деяких випадках Пенсійний фонд та ТЦК.
2. Податкову інформуємо до початку фактичної роботи працівником.
3. Оперативні відомості до Пенсійного фонду подаємо не пізніше наступного календарного дня з моменту початку роботи.
4. ТЦК інформуємо протягом семи днів з моменту видання наказу про прийняття на роботу.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладання гіг-контракту (з 26.02.25)

Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб відповідальних за організацію та ведення військового обліку

Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4)

Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4, у редакції Постанови КМУ 1644 від 10.12.25)

Мінікурси на тему:

Повідомлення про прийняття на роботу: нова форма, строки, проблемні питання

Прийняття на роботу військовозобов’язаного: алгоритм для кадрового та військового обліку, бронювання

Повідомлення за додатком 4 до ТЦК: з 16.12.2025 подання за новою формою

Повідомлення ТЦК про відсутність у ВОД відомостей: в якому документі та як прописати

Статті та консультації на тему:

Процедура прийняття на роботу: 5 кроків до оформлення трудових відносин

Наймані працівники у ФОП: (не)обовʼязкові кадрові документи

Повідомлення про причини відмови у прийнятті на роботу

Де зберігати роздруковані повідомлення про прийняття на роботу та квитанції

Хто подає повідомлення про прийняття на роботу: кадровик чи бухгалтер

Помилка в повідомленні про прийняття на роботу: чи подавати скасування на всіх працівників

Призначено нового директора: чи подавати повідомлення про прийняття на роботу