Як ефективно організувати роботу кадровика в онлайн-форматі

Для найкращої організації роботи кадровика в умовах вимушеного онлайну необхідно перевести кадрове діловодство в цифровий формат, юридично правильно оформити дистанційну роботу відповідно до ст. 60-2 КЗпП України та налаштувати захищені канали зв'язку.

Згідно зі ст. 60-2 КЗпП України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n1571, дистанційна робота вводиться за наказом керівника.
Під час дії воєнного стану укладати письмовий трудовий договір про дистанційну роботу не обов'язково — достатньо видати одноосібний наказ роботодавця. Ознайомити кадровика з наказом потрібно протягом 2 днів за допомогою засобів електронного зв'язку. У наказі обовязково зазначити:
Режим роботи (фіксований час чи на власний розсуд).
Способи та строки звітування про виконану роботу.
Порядок і засоби комунікації (конкретні месенджери, корпоративна пошта).
Забезпечення технікою або компенсацію за використання власного комп'ютера.
Період відключення (час, коли працівник має право не відповідати на робочі повідомлення).

Робота з паперовими документами на відстані неефективна, тому критично важливо перейти на електронний документообіг (ЕДО). При цьому кадровик та керівник підприємства обов'язково повинні мати КЕП для підписання наказів, довідок та договорів.
Використовуйте спеціалізовані HRM-системи чи сервіси, такі як Вчасно.Кадри, HURMA, BAS Агро.Кадри тощо. Вони дозволяють вести електронні особові справи та швидко погоджувати відпустки чи лікарняні.

Робота кадровика, як і інших дистанційних працівників, у табелі обліку робочого часу фіксується як звичайний робочий день — позначкою «Р» із зазначенням стандартної кількості годин (наприклад, «8»).

Для комунікації з колективом можна затвердити один корпоративний месенджер (наприклад, Slack, MS Teams, Viber-групу) для кадрових запитів від працівників. Проведення обов'язкових інструктажів з охорони праці чи пожежної безпеки також можна перевести в онлайн із фіксацією ознайомлення за допомогою КЕП або через обмін сканованими копіями.

Буде корисним перегляд статті "Прийняття на роботу дистанційно: правила та нюанси " за посиланням https://kadroland.com/news/4149-priinyattya-na-robotu-distanciino-pravila-ta-nyuansi

Раді допомогти, звертайтесь ще!