Вирішення проблеми з військовим обліком та відрядженнями працівника

Для постійно закордонного власника‑працівника виплата «добових у відрядженні» дійсно є помилковою, доцільно припинити таку практику й оформити з ним дистанційну роботу; звільняти його ви не зобов’язані, але якщо буде прийняте рішення про звільнення, його оформлюють як звільнення директора ТОВ і обов’язково подають додаток 4 до ТЦК, причому онлайн-актуалізація через Дію не замінює цей додаток, а дані з Дії можна лише використати для перевірки й заповнення.

Обґрунтування

1. «Відрядження» для постійно закордонного працівника‑власника не відповідає суті відрядження. За трудовим законодавством відрядження – це тимчасова поїздка працівника до іншого населеного пункту для виконання доручення поза місцем постійної роботи, з виплатою добових як компенсації витрат, не підтверджених документально, що прямо випливає з пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України та п. 15 розд. I Інструкції про службові відрядження, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59. Якщо людина фактично постійно проживає за кордоном і працює віддалено, це відповідає режиму дистанційної роботи, яку слід оформлювати трудовим договором про дистанційну роботу, а не нескінченними «відрядженнями».

2. За дистанційної роботи компенсації витрат – це додаткове благо, а добові як за відрядження не виплачують. Коли працівник виконує свої обов’язки дистанційно за межами території роботодавця, компенсації його витрат на проїзд і проживання не є витратами на відрядження, а розглядаються як додаткове благо з оподаткуванням за пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ. У такому форматі взагалі не йдеться про добові, бо це не відрядження, а звичайне виконання роботи поза офісом, отже доцільно: оформити дистанційну роботу і припинити нарахування добових, надалі виплачувати лише зарплату, а щодо вже виплачених сум і податків – окремо оцінити податкові ризики спільно з бухгалтером.

3. Звільнення власника‑директора – це окреме корпоративне рішення, а не обов’язок через «незручну» поведінку. Керівника ТОВ звільняють лише на підставах, передбачених КЗпП (власне бажання, угода сторін, припинення повноважень посадової особи тощо), а рішення про це приймає одноосібний учасник або загальні збори, що випливає зі ст. 31 Закону № 2275-VIII. Сам факт небажання формувати резерв чи попередні помилки з відрядженнями не створює окремої «обов’язкової» підстави для звільнення; це питання управлінського рішення власника (як учасника) та узгодження фінансової політики, а не вимога трудового законодавства.

4. При звільненні військовозобов’язаного (у тому числі директора) додаток 4 обов’язковий і не замінюється Дією. Для військовозобов’язаних працівників, у разі їх звільнення, роботодавець повинен подати повідомлення за додатком 4 до ТЦК протягом 7 днів із дня видання наказу про звільнення, на що прямо звертається увага при описі застосування Порядку, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (щодо організації та ведення військового обліку). Окремо роз’яснено, що онлайн‑актуалізація відомостей через Портал «Дія» не замінює подання додатка 4, оскільки при актуалізації не зазначають номер і дату наказу, тому при прийнятті/звільненні працівників додаток 4 потрібен так само, як і раніше; при цьому ви можете використовувати дані, що бачите в Дії, як довідкові для заповнення паперового/електронного додатка 4, але саме його форму маєте надіслати до ТЦК у встановлений строк.

5. Дані з Дії можна використати лише як джерело інформації, а не заміну формальних повідомлень. Сервіс у Дії дозволяє роботодавцю: отримати відомості про працівників із Реєстру «Оберіг», додати, видалити чи відредагувати записи та подати фінальну звірку, але паралельно прямо підкреслено, що для прийняття та звільнення працівників додаток 4 до Порядку № 1487 все одно подають окремо, навіть після впровадження електронних інструментів. Тому ви цілком можете звірити дані по директору в Дії й на їх основі акуратно заповнити додаток 4, але сама по собі дія в електронному сервісі не вважається виконанням обов’язку щодо подання цього додатка.

Правильне вирішення ситуації зараз полягає не стільки у звільненні власника‑працівника, скільки у припиненні хибної практики «вічних відряджень», оформленні з ним дистанційної роботи та, за потреби звільнення, повному виконанні процедур для директора ТОВ і військового обліку, включно з поданням додатка 4.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?