Порядок реєстрації та ведення обліку кадрових наказів

Кадрові накази потрібно реєструвати, нумерувати й зберігати за окремими групами та строками зберігання, а саме кадрові накази тимчасового зберігання (5 років) та кадрові накази тривалого строку зберігання (75 років).

Реєстрація наказів проводиться для обліку, контролю виконання й оперативного використання інформації шляхом фіксації облікових даних у реєстраційній формі та надання реєстраційного індексу, з моменту чого наказ вважається внесеним до документаційного фонду підприємства за Правилами № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n319).
Для реєстрації можуть застосовуватися:

журнальна форма;
карткова форма;
автоматизована форма із використанням спеціальних програм.
Кадрові накази реєструють окремо від інших видів наказів, мінімум у двох журналах: для наказів тривалого строку зберігання (75 років), зразок для прикладу - Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання і для наказів тимчасового строку зберігання (5 років), зразок - Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання, причому в одному журналі мають бути лише накази з однаковим строком зберігання.

Реєстраційний індекс наказу складається з порядкового номера в межах календарного року, до якого для наказів з кадрових питань кожного виду може додаватися літерний індекс (наприклад, «/к/тр», «/к/тм»), а систему таких індексів підприємство встановлює в Інструкції з діловодства відповідно до п. 5 гл. 3 розд. III Правил № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n319).
Нумерація ведеться окремо в кожній групі (журналі) наказів, оновлюється щороку з 1 січня і починається з № 1, при цьому номери повинні бути послідовними.
Накази з кадрових питань тривалого та тимчасового строку зберігання формують у різні справи (папки) за роками, у хронологічному порядку від першого до останнього наказу року, як того вимагає гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5.

Стануть у пригоді статті: «Види та класифікація наказів підприємства» https://kadroland.com/news/2423-vidi-ta-klasifikaciya-nakaziv-pidprijemstva

Журнали реєстрації наказів: закриття 2025, відкриття 2026 https://kadroland.com/news/7540-zurnali-rejestraciyi-nakaziv-zakrittya-2025-vidkrittya-2026

Раді допомогти, звертайтесь ще!