- Перевірка журналів реєстрації документів наприкінці року
- Форми журналів для вхідних, вихідних і внутрішніх документів
- Групування кадрових наказів за строками зберігання
- Паперові чи електронні журнали: обов’язкові реквізити
- Закриття журналу записом наприкінці року
- Правила оформлення підсумкового запису
- Продовжуємо журнал чи відкриваємо новий для 2026 року
- Висновки
Перевірка журналів реєстрації документів наприкінці року
Наближається кінець року, а отже, традиційно необхідно перевірити, чи всі створені протягом року документи зареєстровані та чи можна без помилок закрити діловодний рік. Почати варто з найважливішого – журналів реєстрації.
Журнали реєстрації – це основний інструмент, який підтверджує факт створення чи надходження документів на підприємстві
Саме вони надають кадровим наказам юридичної сили, забезпечують належний облік та контроль за виконанням. Якщо документ не зареєстровано, він не внесений до документаційного фонду підприємства. Про це прямо вказано у Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).
Форми журналів для вхідних, вихідних і внутрішніх документів
Якими мають бути журнали реєстрації для вхідних, вихідних та внутрішніх документів – чітко визначено Правилами №1000/5. Усі затверджені форми наведені в додатках 5, 6 та 7, і саме на них слід орієнтуватися під час організації діловодства.
Водночас законодавчо затвердженої форми журналу реєстрації наказів немає – підприємство встановлює її самостійно у власній інструкції з діловодства. При цьому гл. 3 р. ІІІ Правил №1000/5 визначає спеціальні вимоги: накази з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань слід реєструвати окремо.
Групування кадрових наказів за строками зберігання
Накази з кадрових питань, заборонено групувати в одному журналі. Так накази тривалого строку зберігання (75 років) – наприклад, про прийняття, звільнення, переведення, заохочення слід відокремлювати від наказів тимчасового строку зберігання (5 років), такими як накази про відрядження чи щорічні відпустки. Тому для кожної категорії наказів необхідно вести окремий журнал.
Отже, на підприємстві має бути щонайменше чотири журнали реєстрації наказів:
- з основної діяльності;
- з адміністративно-господарських питань;
- кадрових наказів тривалого строку зберігання
- кадрових наказів тимчасового строку зберігання.
Паперові чи електронні журнали: обов’язкові реквізити
На підприємствах із невеликим документообігом зазвичай використовують паперові журнали, однак допускається і електронна реєстрація. Зазвичай до журналу включають основні реквізити: дату й номер наказу, короткий зміст документа та дані працівника, якого стосується наказ. За потреби підприємство може розширити форму додатковими графами.
Закриття журналу записом наприкінці року
Журнал реєстрації необхідно закривати підсумковим записом наприкінці року. Так, згідно з Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5), підприємства формують справи за календарними роками.
А отже, й журнали реєстрації прив’язані до календарного року. Наприкінці року їх закривають підсумковим записом, а з 1 січня реєстрація документів розпочинається з №1.
Пункт 5 гл. 3 р. ІІІ Правил №1000/5 встановлює, що реєстрація наказів та інших внутрішніх документів, таких як акти, протоколи, договори тощо здійснюється у межах календарного року, що й зумовлює обов’язкове оформлення підсумкового запису в кінці року. Це дозволяє уникнути плутанини, помилок і ризиків під час формування справ для передачі до архіву.
Правила оформлення підсумкового запису
Підсумковий запис роблять від руки. У ньому зазначають, скільки документів було зареєстровано за рік і чи були помилки – повтори, пропуски або описки. Після цього, відповідно до ДСТУ 4163:2020, проставляють реквізити відповідальної особи: посаду, підпис, ім’я та прізвище великими літерами та дату оформлення. Це своєрідний підсумок роботи журналу за рік.
Але перш ніж зробити підсумковий запис у журналі реєстрації, слід виконати певні дії та врахувати нюанси залежно від ситуації.
1. Перевірка реквізитів.
Для початку необхідно перевірити, чи заповнені в журналі реєстрації всі обов’язкові графи – «Реєстраційний індекс», «Дата реєстрації», «Стислий зміст» та інші, передбачені формою. Якщо певні дані пропущені, це легко виправити: достатньо відкрити відповідний документ і дозаповнити інформацію.
2. Фіксація пропущених чи дубльованих номерів
Далі слід перевірити послідовність наростаючої нумерації записів за рік та зіставити її з фактичною кількістю виданих документів. Якщо виявлено пропущені або задвоєні номери, це потрібно зафіксувати саме у підсумковому записі – без виправлень чи закреслень у журналі.
Наприклад, у разі пропуску порядкового номера кадрового наказу тривалого строку зберігання необхідно прописати:
Протягом 2025 року зареєстровано 229 наказів з кадрових питань тривалого зберігання з №01/к/тр по №230/к/тр включно. Порядковий номер 154/к/тр пропущено через технічну помилку
Після цього проставляють реквізити відповідальної особи відповідно до наведеного вище зразка. Докладно це питання ми розбирали тут.
Якщо ж номер задвоєно, його коригують шляхом додавання додаткового індексу через похилу риску або літеру, наприклад, «А», і також зазначають це в підсумковому записі:
Через технічну помилку два накази з основної діяльності зареєстровано за номером 155 від 15 вересня та 14 жовтня. До номера наказу від 14 жовтня додано літерний індекс «А»
Якщо виправити реєстраційний індекс уже неможливо – наприклад, коли копію наказу передано до іншої установи, – змін до індексу не вносять. У такому разі в підсумковому записі під час закриття журналу вказують про дублювання номера із зазначенням дат обох наказів.
3. Відображення невиданого наказу у підсумковому записі
Буває й так, що наказ із наступним порядковим номером пропущено. У такому разі в підсумковому записі зазначають:
Порядковий номер наказу з адміністративно-господарської діяльності 32 не використано для реєстрації, у зв’язку з тим, що наказ не видавався
Така примітка пояснить різницю між фактичною кількістю документів у справі та кількістю реєстраційних номерів.
Продовжуємо журнал чи відкриваємо новий для 2026 року
Закривши календарний рік підсумковим записом у журналі реєстрації, необхідно визначити, чи можна продовжувати його ведення у новому році, чи слід завести новий журнал.
Законодавчої вимоги заводити кожного року новий журнал немає, як і відповідальності за неправильне ведення журналів. Хоча працівники архівних установ рекомендують щороку заводити нові журнали для реєстрації документів
На практиці роботодавці інколи продовжують вести журнал минулого року – це допускається, якщо в ньому залишилося достатньо вільних сторінок. Якщо продовжується ведення реєстрації в «старому» журналі, то її слід починати з нового аркуша цього журналу, зазначивши у верхній його частині назву року.
У будь-якому разі нумерація у 2026 році починається заново – перший наказ нового року реєструють під № 1.
Наприклад, якщо останній наказ у Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання зареєстрований у 2025 році за № 112/к/тр, то перший наказ у цьому Журналі у 206 році має бути зареєстрований під № 1 з відповідним індексом.
Висновки
Журнали реєстрації забезпечують юридичну чинність документів та підтверджують факт їх створення чи надходження.
Наприкінці 2025 року важливо коректно закрити журнали підсумковим записом, перевірити повноту внесення реквізитів і послідовність нумерації. У 2026 році нумерація завжди починається з № 1 – незалежно від того, чи відкрито новий журнал, чи продовжено попередній.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Журнал реєстрації вхідних документів
Журнал реєстрації вихідних документів
Журнал реєстрації внутрішніх документів
Журнал реєстрації заяв працівників
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання
Статті на тему:
Пропущений порядковий номер в журналі реєстрації кадрових наказів
Журнали реєстрації заяв та наказів: зразки та шаблони
Реєстрація та індексація наказів: як правильно формувати індекс документів
Інструкція з діловодства — на що звернути увагу під час розробки
Журнали реєстрації кадрових наказів: як завершити 2024 рік
Один Журнал реєстрації для всіх кадрових наказів: чи допустимо це
Коментарів поки немає
Почніть розмову…