Дійте за алгоритмом при зміні Прізвища.

Працівник повинен надати паспорт громадянина України, виданий на нове Ім’я , та документ, що підтверджує зміну - свідоцтво про зміну Імені та статі. Отримайте від працівника заяву про зміну Імені та статі у трудовій книжці, в усіх облікових та офіційних документах, зразок заяви для прикладу - Заява про внесення змін до облікових документів працівника (зміна прізвища). До заяви працівник повинен надати копії нового паспорта та відповідного свідоцтва. Кадровик має засвідчити копії документів, що підтверджують зміну.

Керівник підприємства розглядає заяву працівника та копії документів, приймає рішення про внесення змін до трудової книжки, облікових та офіційних документів, яке оформлює резолюцією. Кадровик або відповідальна особа зазначена в резолюції готує проєкт наказу про зміну Прізвища та статі в трудовій книжці, облікових і офіційних документах, зразок для прикладу - Наказ про внесення змін до облікових документів працівника (зміна прізвища).

Далі підписаний керівником наказ слід зареєструвати у журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання (75 років). За необхідності зробити копію наказу для передачі в бухгалтерську службу для внесення змін в бухгалтерські документи, форми обліку. Датою внесення змін в облікові дані вважається дата реєстрації наказу.

Кадровик на підставі наказу вносить зміни до трудової книжки працівника згідно з п. 2.13 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text та особової картки П-2, слід закреслити колишнє ім’я, поруч або зверху вписати нове. У графі «Додаткові відомості» картки П-2 вкажіть, що Ім‘я та стать змінено на підставі паспорта та вкажіть номер нового паспорта та реквізити наказу про зміну Імені та статі. Нове Ім’я слід змінити на титульній сторінці особової справи, журналі обліку особових справ та в книзі обліку руху трудових книжок, якщо працівника прийнято до 10.06.2021 і його трудова зареєстрована.

Щодо ІПН, то працівник подає роботодавцю інформацію про реєстраційний номер облікової картки платника податків (п. 70.12.1 ст. 70 Податкового кодексу України), а не саме довідку. Наразі до ID-паспорта вносять інформацію про реєстраційний номер облікової картки платника податків із Держреєстру, її достатньо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!