Адаптація працівників – це обов’язок безпосереднього керівника. Історично склалось що процес адаптації пов’язують з функцією управління персоналом, що абсолютно вірно. Проте давайте розберемось в ролях.
Роль HR в процесі адаптації – це про розробку методології, про навчання учасників процесу, про підтримку і консультації протягом процесу, про визначення метрик ефективності процесу.
Роль керівника – це виконання всіх кроків процесу згідно розробленої методології.
За кілька днів до виходу варто підготувати робоче місце. Якщо це офісна посада, необхідно підготувати робочих стіл, техніку, якщо посада на виробництві – спецодяг, інструменти, тощо. Також треба попередити кандидата про місце, дату, час, документи які потрібно взяти з собою в перший робочий день. Буде корисно повідомити кандидата хто є контактною особою від роботодавця, до якого він може звертатись при виникненні питань.
Після оформлення необхідних документів на прийом, варто розповісти новачку про формальні та неформальні правила в компанії. Але перед цим розкажіть про гігієнічні фактори – де знаходиться кухня, вбиральня, де можна залишити верхній одяг, де припарковати авто, тощо.
Формальні зазвичай описані в наказах чи правилах внутрішнього трудового розпорядку.
Неформальні – це про те, що в компанії прийнято за норму і яка поведінка не вітається.
До прикладу, в деяких компаніях не прийнято їсти на робочому місті, чи потрібно заносити чашку з під кави у посудомийку, чи заборонено палити не в спеціально відведених для цього місцях
Це виглядає дуже просто, але незнання цих правил на вході може поставити нового працівника в незручне становище в перші дні в компанії.
Варто пам’ятати, що яка б не була б досвідчена людина, вона ніколи не працювала саме в цій компанії і тому не може знати всіх процесів та вимог до них. В ідеалі, керівник має призначити наставника, чи сам виконувати його роль, для ефективного введення новачка в посаду.
Щоб процес адаптації проходив планово і охоплював всі аспекти майбутньої роботи, раджу оформлювати план адаптації у письмовому вигляді.
План має містити наступні розділи:
- Перелік документів з якими має ознайомитись працівник.
- Перелік практичних завдань.
- Опис результату який має досягти працівник за цей період.
- Дати зустрічей працівника з наставником для проміжної оцінки і надання зворотного зв’язку.
Для того щоб цей план був зрозумілим для працівника і наставника, всі задачі в плані мають бути у форматі SMART.
Не менш важливим аспектом є надання конструктивного зворотного зв’язку працівнику на кожному етапі. Наставник має підтримувати поведінку працівника якщо завдання будо виконано відповідно очікуванням. Простими словами наставник має сказати що завдання було виконано вірно, і, в ідеалі, подякувати за роботу, за уважність, за старанність. Якщо якість виконаного завдання не відповідало очікуванням, варто разом з працівником вияснити причину, та розказати та показати як це виконувати правильно.
Згідно досліджень, процес звикання до нової роботи, нового середовища, людей займає від 3 до 6 місяців. Впродовж цього періоду від працівника не варто очікувати самостійності та ефективності. Кожному керівнику необхідно прийняти це як факт і проявити терпимість та розуміння. Виконуючи всі кроки процесу адаптації якісно, керівник максимально скоротить термін виходу працівника на планову продуктивність, вивільнить свій час та отримає ефективного та мотивованого працівника.
Ірина РОМАНЕНКО, директор з персоналу Контінентал Фармерз Груп