Відпустка за роботу із комп’ютером: чи мають право кадровики, бухгалтери, менеджери на додаткові дні відпочинку

1. Яку відпустку називають «комп’ютерною»
2. Головна умова – не менше половини робочого дня (50%)
3. Чотири дні – це максимум, а не гарантований «бонус»
4. Чи потрібно фіксувати в колективному договорі
5. Хто не може скористатися такою відпусткою
6. Чи може роботодавець відмовити під час воєнного стану
7. Невикористані дні не згорають
8. Оформлення додаткової відпустки за роботу з комп’ютером
9. Висновки

Яку відпустку називають «комп’ютерною»

У законодавстві немає терміна «комп’ютерна відпустка». Так зазвичай називають щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці. Вона передбачена ст. 76 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) та статтями 4, 8 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) і надається працівникам, робота яких пов’язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням.

Відповідна позиція міститься у Списку виробництв, робіт, професій і посад працівників, робота яких пов'язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров'я, затвердженому постановою Кабміну від 17.11.1997 №1290 (далі – Список №2), а також слід враховувати наказ Мінпраці від 30.01.1998 №16, який врегулював порядок застосування цього Списку.

У позиції 58 розділу XXII Списку зазначені працівники, які працюють на електронно-обчислювальних та обчислювальних машинах.

Під ними як раз й розуміють стаціонарні комп’ютери або ноутбуки.

Тому бухгалтер, кадровик, менеджер чи інший працівник може мати право на таку відпустку, якщо фактично працює за комп’ютером у встановленому обсязі.

Але самої назви посади – «бухгалтер», «інспектор з кадрів», «менеджер з персоналу» чи «економіст з праці» – недостатньо. Потрібно оцінити фактичний характер роботи працівника та тривалість роботи за комп’ютером.

Головна умова – не менше половини робочого дня (50%)

Кадровик, бухгалтер, менеджер, секретар, економіст чи інший офісний працівник можуть мати право на таку відпустку. Водночас сам запис у штатному розписі або посадова назва права не створюють. Вирішальним є фактичний характер роботи.

Право на додаткову відпустку виникає за умови, що працівник зайнятий роботою, яка дає право на таку відпустку, не менше половини тривалості робочого дня.

Наприклад, при 8-годинному робочому дні це щонайменше 4 години роботи за комп’ютером. Перерви до цього часу не включаються.

Є нюанс і для працівників із неповним робочим часом. Якщо встановлено неповний робочий день, наприклад 3 години на день, необхідної половини робочого дня працівник не відпрацьовує. А ось якщо працівник працює повний робочий день, але на умовах неповного робочого тижня, право на таку відпустку зберігається за ті дні, коли працівник фактично працював із комп’ютером.

Отже, головною умовою її надання є фактична зайнятість роботою за комп’ютером не менше ніж половину тривалості робочого дня. Ця вимога безпосередньо закріплена у п. 7 Наказу №16 та частині 2 ст. 9 Закону про відпустки.

Чотири дні – це максимум, а не гарантований «бонус»

Найпоширеніша помилка – вважати, що кожному працівнику, який працює за комп’ютером, належить саме 4 календарних дні.

Насправді 4 календарні дні – максимальна тривалість. Конкретну кількість днів визначають залежно від фактичної зайнятості працівника в умовах, що дають право на таку відпустку. Відпустку надають пропорційно фактично відпрацьованому часу.

Щоб швидко й точно розрахувати дні щорічної відпустки за фактично відпрацьований час, скористайтеся зручним інструментом – онлайн-калькулятором днів щорічних відпусток

Чи потрібно фіксувати в колективному договорі

Колективний договір не створює право на цю відпустку – воно встановлене законом. В ідеалі право на щорічну додаткову відпустку за роботу з комп’ютером має бути прописано в колективному договорі, а в його додаток винесено перелік посад, за якими працівники мають право на таку відпустку. Або визначити ці умови в Положенні про відпустки. Атестація для встановлення «комп’ютерної» відпустки не потрібна. Проте для визначення права на неї за посадами все одно доведеться провести додаткову роботу.

Проте на практиці трапляється, коли право на «комп’ютерну» відпустку не закріплено у колективному договорі або його заміннику.

Держпраці та Мінсоцполітики (див. лист Держпраці від 13.07.2022 №2419/4/4.1-ЗВ-22а, лист від 24.12.2013 №152/13/82-13) неодноразово наголошували: щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці є обов’язковою. Її потрібно надавати навіть тоді, коли на підприємстві взагалі не укладено колективний договір або у чинному договорі забули прописати цю гарантію.

Водночас ще раз наголошуємо: у колективному договорі або іншому локальному документі доцільно врегулювати питання організації обліку часу роботи за комп’ютером та визначення конкретної тривалості відпустки

Хто не може скористатися такою відпусткою

Не всі працівники, які працюють за комп’ютером, мають право саме на цю додаткову відпустку.

Зокрема, спеціальні правила діють для державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування.

Також потрібно враховувати інші підстави для додаткових відпусток, адже обрати можна тільки одну. Якщо працівник уже має право на додаткову відпустку, наприклад за ненормований робочий день, то – на «комп’ютерну» відпустку він права вже не має.

Чи може роботодавець відмовити під час воєнного стану

Саме це питання зараз особливо актуальне. Воєнний стан не скасував права на щорічну додаткову відпустку за роботу з комп’ютером.

Однак роботодавець може прийняти рішення надати таку відпустку без збереження зарплати або перенести використання після припинення чи скасування воєнного стану. Це право роботодавця передбачено статтею 12 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану». Проте ми категорично не радимо застосовувати ці норми.

Роботодавець може відмовити працівникові у наданні невикористаних днів щорічної відпустки, якщо працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури, до виробництва товарів оборонного призначення або до виконання мобілізаційного завдання.

Невикористані дні не згорають

Ще один важливий момент: якщо працівник не скористався додатковою відпусткою за роботу з комп’ютером, її дні не зникають після завершення робочого року.

Крім того, працівник може отримати без звільнення грошову компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки, але для цього він має використати не менше 24 календарних днів щорічної відпустки за відповідний робочий рік.

Також, у разі звільнення працівника в період дії воєнного стану йому виплачують грошову компенсацію за усі невикористані дні щорічної додаткової відпустки за роботу із комп’ютером відповідно до ст. 24 Закону про відпустки.

Оформлення додаткової відпустки за роботу з комп’ютером

Додаткову відпустку за особливий характер праці потрібно враховувати під час складання графіка відпусток. Якщо все йде за планом, то процедура оформлення відпустки така:

1. надаємо працівнику повідомлення про початок відпустки за два тижні;
2. за необхідності працівник пише заяву;
3. видається наказ про відпустку.

Якщо ж працівник захворів під час такого відпочинку, відпустка підлягає перенесенню або продовженню, оскільки є щорічною відпусткою.

Висновки

1. «Комп’ютерна» відпустка – це щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці.
2. Право на неї мають працівники, які фактично працюють за комп’ютером не менше половини робочого дня. Для 8-годинного робочого дня – не менше 4 годин.
3. Максимальна тривалість – 4 календарні дні, але конкретну кількість днів визначають пропорційно фактичній зайнятості в таких умовах.
4. Під час воєнного стану право на цю відпустку не скасоване. Водночас її надання може відбуватися з урахуванням обмежень, установлених Законом № 2136.
5. Невикористані дні відпустки не згорають і можуть бути використані або компенсовані у випадках, передбачених законом.

Шаблони та зразки документів:

Заява про надання додаткової відпустки за роботу на комп'ютері

Наказ про надання додаткової відпустки за роботу на комп'ютері

Статті та консультації на тему:

Коли можна отримати гроші замість відпустки за роботу на комп’ютері

Додаткова відпустка за роботу за комп'ютером: особливості надання під час воєнного стану