Як отримати дублікат диплома: алгоритм дій для різних ситуацій

За загальним правилом заява про видачу дубліката подається до закладу освіти, який видав диплом.

Заява про видачу дубліката має містити, зокрема:

1. ПІБ та дату народження;
2. дані документа, що посвідчує особу;
3. РНОКПП – за наявності;
4. УНЗР – за наявності;
5. місце проживання та контактний телефон;
6. назву закладу освіти та рік закінчення;
7. назву документа, дублікат якого необхідно отримати;
8. спеціальність, напрям підготовки, спеціалізацію або освітню програму;
9. причину замовлення дубліката;
10. інші відомості, які можуть бути важливими для отримання документа.

За чинним Порядком №249 заклад освіти здійснює видачу дубліката протягом 20 календарних днів з дати отримання заяви

Якщо заклад визначено розпорядником ЄДЕБО, відлік для такого закладу пов’язаний з отриманням відповідного листа.

Звернутися можна особисто, через уповноваженого представника, а за умови надійної електронної ідентифікації – також в електронній формі.

Дублікат може виготовлятися, зокрема:

1. у разі втрати або викрадення диплома;
2. його пошкодження;
3. помилок у документі;
4. недоступності архівів.

Якщо ж заклад реорганізовано, заява подається його правонаступнику. Саме правонаступник формує замовлення в ЄДЕБО та організовує виготовлення дубліката.

Але що робити, якщо правонаступника немає?

Заява подається розпоряднику ЄДЕБО, якщо:

1. заклад освіти припинив діяльність і не має правонаступника;
2. заклад не проводить освітню діяльність;
3. його ліцензію анульовано;
4. університет не переміщено з тимчасово окупованої території.

Після цього розпорядник ЄДЕБО визначає інший заклад освіти, який створює необхідне замовлення в ЄДЕБО, виготовляє та видає диплом або його дублікат. Саме такий порядок зараз прямо передбачений розділом VII Порядку замовлення, виготовлення, видачі, обліку документів про вищу освіту та додатків до дипломів європейського зразка, затвердженого наказом МОН від 06.03.2015 №249 (далі – Порядок №249).

Тобто особі не потрібно самостійно шукати «новий університет», який погодиться видати диплом. Заклад, який виготовлятиме документ, визначає розпорядник ЄДЕБО.

А якщо університет залишився на окупованій території?

Це особливо актуально для випускників закладів освіти, які через війну не можуть отримати доступ до своїх документів або архівів.

Якщо заклад не переміщено з тимчасово окупованої території та не здійснює освітню діяльність, застосовується саме зазначений вище механізм:

заява розпоряднику ЄДЕБО → визначення закладу освіти → виготовлення та видача дубліката

Водночас важливе значення має інформація, яка вже міститься в ЄДЕБО.

Що робити, якщо диплома немає в ЄДЕБО?

Це не обов’язково означає, що відновити його неможливо. Якщо в ЄДЕБО немає інформації про документ, заклад освіти може підтвердити факт навчання або видачі диплома архівними документами.

Порядок №249 прямо передбачає використання, зокрема:

1. архівної довідки про навчання;
2. виписки з журналу реєстрації виданих дипломів;
3. інших документів, що підтверджують здобуття відповідного ступеня або факт видачі диплома.

Але виникає складніша ситуація, коли немає даних у ЄДЕБО і недоступні архіви.

У такому випадку Порядок №249 передбачає два способи підтвердження:

1. Рішення суду. Суд може встановити юридичний факт здобуття особою відповідного ступеня або освітньо-кваліфікаційного рівня вищої освіти.
2. Офіційний лист компетентного органу. Документ має підтверджувати факт проставлення штампа «Apostille» МОН України або вчинення консульської легалізації.

Після цього відповідні документи використовуються для формування замовлення на дублікат у ЄДЕБО. Такий самий підхід підтверджує і актуальне роз’яснення МОН.

Важливо! Дублікат – це не просто «копія» старого диплома. У ньому міститься новий реєстраційний номер, а після внесення дубліката до Реєстру інформація про первинний документ автоматично анулюється, і первинний диплом втрачає чинність.

При цьому дублікат виготовляється за формою, чинною на дату його видачі, а на ньому проставляється відмітка «Дублікат/Duplicate».

Отже, для різних ситуацій алгоритм дій такий:

1. Університет працює → звертаємося до нього.
2. Університет реорганізований → звертаємося до правонаступника.
3. Правонаступника немає або університет не працює/не переміщений з ТОТ → подаємо заяву розпоряднику ЄДЕБО для визначення закладу, який видасть дублікат.
4. Немає інформації в ЄДЕБО → використовуються архівні документи або інші передбачені Порядком підтвердження.
5. Немає інформації в ЄДЕБО та архіви недоступні → рішення суду про встановлення юридичного факту або передбачений Порядком офіційний лист щодо апостиля/консульської легалізації.

Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради

Схожі публікації:

Диплом при прийнятті на роботу: чи обов’язково вимагати оригінал, якщо є документ у «Дії»

Чи можна приймати на роботу без диплома

Чи достатньо диплома без додатка для прийняття на роботу