Повідомлення про зарплату працівникам: що повідомляти при авансі та остаточному розрахунку

1. Про яку зарплату та як часто повідомляти працівника
2. Чи потрібне повідомлення при виплаті авансу без нарахування зарплати
3. Чи замінює підпис у відомості або касовому ордері повідомлення
4. Чи можна повідомлення про зарплату надсилати на електронну пошту, у месенджер тощо
5. Чи існує затверджена форма повідомлення та що змінюється при звільненні
6. Приклад та зразок заповнення повідомлення
7. Як довести своєчасне отримання: чи потрібні два примірники та підпис
8. Висновки

Про яку зарплату та як часто повідомляти працівника

Працівник має отримати інформацію про всі нараховані та виплачені (що підлягають виплаті) суми, а також про всі суми утримань та відрахувань із його зарплати.

Такий обов’язок установлюють ст. 110 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) та ст. 30 Закону України від 24.03.1995 № 108/95-ВР «Про оплату праці» (далі – Закон про оплату праці). При кожній виплаті потрібно повідомити:

1. загальну суму нарахованої зарплати з розшифруванням за видами виплат;
2. розміри та підстави відрахувань і утримань із зарплати;
3. суму, належну до виплати.

Зарплату роботодавці зазвичай виплачують двічі на місяць: зарплата за першу половину місяця – 1-15 число (аванс) та зарплата за другу половину місяця.

Отже, за графіка з авансом та остаточним розрахунком повідомляйте двічі, без заяви працівника. Стаття 110 КЗпП пов’язує необхідність повідомлення з кожною виплатою, а не встановлює строк після бухгалтерського нарахування.

Доцільно надавати працівникам інформацію перед перерахуванням коштів або одночасно з виплатою, а не через кілька днів після зарплати. На практиці одне з найчастіших порушень – це неповідомлення працівникам про нарахування та виплату, а також повідомлення лише після виплати і на запит працівника.

Чи потрібне повідомлення при виплаті авансу без нарахування зарплати

Так, потрібне.

Часто остаточне бухгалтерське нарахування зарплати проводять лише раз на місяць – наприкінці місяця. Під час виплати авансу, якщо працівник відпрацював установлену норму робочого часу, суму часто визначають у відсотках від окладу або тарифної ставки. Якщо працівник відпрацював менше норми, виплату визначають за фактично відпрацьований час виходячи з тарифної ставки або посадового окладу. Це багаторічна практика, яку визнають зокрема й фахівці Держпраці.

І найголовніше, що у разі чіткої організації жодного порушення тут немає.

Так, ст. 115 КЗпП передбачає що:

1. Зарплата виплачується працівникам регулярно в робочі дні у строки, встановлені колдоговором або нормативним актом роботодавця, погодженим з профспілкою чи уповноваженим на трудовим колективом органом / представником, але не рідше двох разів на місяць.
2. Розмір заробітної плати за першу половину місяця визначається колдоговором або нормативним актом роботодавця, погодженим з профспілкою чи уповноваженим на трудовим колективом органом / представником, але не менше оплати за фактично відпрацьований час з розрахунку тарифної ставки (посадового окладу) працівника.

При цьому законодавство не вимагає здійснювати повне бухгалтерське нарахування зарплати двічі на місяць: на практиці зарплату за першу половину місяця часто виплачують без окремого бухгалтерського нарахування.

В результаті виникає вищезгадане запитання щодо повідомлення про виплату під час авансу.

Відповідь однозначна – так, потрібно. А от про що саме слід повідомляти – це вже інше запитання..

Вважаємо, що коли йдеться лише про виплату авансу без бухгалтерського нарахування відповідних сум, працівникові слід повідомити щонайменше суму, належну до виплати. Підтримує такий підхід і Південно-Східне міжрегіональне управління Держпраці у роз’ясненні від 02.03.2026. А от коли роботодавець повноцінно нараховує зарплату двічі на місяць у повідомленні варто вказувати розраховану оплату за відпрацьовані дні, нараховані й утримані податки (податок на доходи, військовий збір) та підсумкову суму до перерахування. Звісно, показники, які визначаються лише за підсумками місяця (наприклад, місячна премія, надбавки та доплати), до авансового повідомлення не включаються. Хоча, якщо колдоговором буде передбачено повноцінний розрахунок та нарахування зарплати за першу половину місяця, то й вони увійдуть до повідомлення.

Чи замінює підпис у відомості або касовому ордері повідомлення

І так, і ні.

На практиці з метою повідомлення працівникам про виплати використовуються різні документи. Це можуть бути й розрахункові листки, індивідуальні повідомлення, ознайомлення з розрахунками у розрахунково-платіжних відомостях під підпис.

З індивідуальними повідомленнями та розрахунковими листками все досить зрозуміло. Натомість щодо повідомлення шляхом підпису у відомості чи видатковому касовому ордері виникає запитання.

Одразу скажемо, що Держпраці допускає ознайомлення з відомістю – див. уже згадане нами роз’яснення.

Утім вирішальне значення має саме зміст документа, а не його назва. У таблиці наведено кілька документів, зазначено, що саме вони підтверджують, та визначено, чи достатньо підпису працівника в такому документі для підтвердження його повідомлення про зарплату. Під час її складання послуговуємося переліком даних які потрібно повідомити працівникові згідно зі ст. 110 КЗпП.

Таблиця

Отже, якщо потрібних відомостей немає, додайте окреме повідомлення / розрахунковий листок.

Перевагою індивідуальних повідомлень є й те, що ви не відкриватимете працівникові інформацію про зарплату його колег у загальній відомості. Звісно, можна показувати його рядок без доступу до чужих даних, але це навряд чи зручний формат роботи. А, як відомо, поширення відомостей про оплату праці обмежує ст. 31 Закону про оплату праці.

Чи можна повідомлення про зарплату надсилати на електронну пошту, у месенджер тощо

Так, ви можете організувати все засобами електронної комунікації.

Надсилання інформації на погоджену працівником електронну адресу допускає й Держпраці.

Ба більше, під час воєнного стану сторони можуть погодити й інші доступні способи електронного обміну повідомленнями (ч. 2 ст. 7 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).

Тож можете сміливо організовувати повідомлення електронною поштою, в особистому чаті, через корпоративний кабінет або бот.

Але спосіб такої комунікації варто належно погодити з працівником і зафіксувати документально. Наприклад, відповідний порядок можна передбачити у трудовому договорі, заяві/згоді працівника, Положенні про оплату праці чи іншому локальному акті, з яким працівника ознайомлено. Пропишіть у Положенні про оплату праці або іншому локальному акті:

1. спосіб або способи надсилання повідомлення та підтвердження його отримання;
2. де фіксуються електронна адреса, номер телефону чи обліковий запис працівника;
3. порядок зміни контактних даних і резервний канал зв’язку на випадок збоїв.

Повідомлення може бути вкладенням або текстом листа. Для бота чи кабінету забезпечте персональний доступ до розрахунку та збереження підтвердження доставки або перегляду відповідно до погодженого порядку обміну за ч. 2 ст. 7 Закону № 2136.

Банківське сповіщення про зарахування зарплати на картрахунок саме по собі не є повним повідомленням про зарплату. Усе тому, що у такому повідомленні немає розшифрування виплат та утримань. Водночас якщо банк має сервіс передачі повного розрахункового листка, його можна використати як погоджений канал, перевіривши зміст і підтвердження доставки. Відповідальним за виконання обов’язку залишається роботодавець (ст. 110 КЗпП).

Чи існує затверджена форма повідомлення та що змінюється при звільненні

Затвердженої законодавством форми розрахункового листка або повідомлення про зарплату немає.

Стаття 110 КЗпП визначає інформацію, яку потрібно повідомити, а роботодавець може затвердити власну форму та порядок її надання. До власної форми доцільно додати назву роботодавця, ПІБ і табельний номер працівника, розрахунковий період, дату та інформацію про відпрацьований час.

А як бути із виконанням приписів ч. 1 ст. 116 КЗпП при звільненні?

Дійсно, при звільненні роботодавець повинен письмово повідомити працівника про суми, нараховані та виплачені при звільненні, із зазначенням окремо кожного виду виплати, у день їх виплати. Ви маєте розуміти що звичайний розрахунковий листок вам підійде тільки якщо міститиме й усі належні виплати при звільненні (зокрема, вихідну допомогу).

Приклад та зразок заповнення повідомлення

Зразок повідомлення працівнику про оплату праці за місяць (за ІІ половину місяця)

Як довести своєчасне отримання: чи потрібні два примірники та підпис

Вимоги обов’язково друкувати два примірники й отримувати підпис на кожному немає ані у ст. 110 КЗпП, ані у ст. 30 Закону про оплату праці. Проте роботодавцю варто зберігати докази того, що саме, кому й коли повідомили.

Для паперової форми оптимально мати другий примірник з датою та підписом працівника, відривну розписку або журнал видачі із зазначенням періоду й дати отримання. Окремий журнал дозволяє не друкувати кожен листок двічі.

Для електронної форми зберігайте повідомлення або файл, дані адресата, дату й час надсилання, відповідь працівника, підтвердження доставки чи журнал перегляду.

У погодженому сторонами порядку електронної комунікації доцільно визначити момент, з якого повідомлення вважається отриманим працівником, наприклад після його доставки на погоджену електронну адресу або до особистого кабінету. Аналогічне положення буде доречним і для випадків надсилання у кабінет працівника або через сервіс банку.

Висновки

1. Повідомляйте працівників про виплату зарплати при кожній її виплаті, включно з авансом.
2. Підпис за отримання грошей замінює окреме повідомлення лише тоді, коли працівнику надали всю потрібну інформацію (наприклад, це може бути підпис у розрахунково-платіжній відомості).
3. Погодьте електронний канал і зберігайте зміст повідомлень та докази своєчасного надсилання та отримання. Якщо ж повідомлення паперові, то не обов’язково мати два паперові примірники – можна скористатися й іншими варіантами для доказування вручення.

Шаблони та зразки документів:

Повідомлення працівнику про оплату праці за місяць

Читайте більше:

Борги працівника при звільненні: законні механізми утримання підзвітних сум та авансів

Що робити, якщо виплачено аванс, а працівник звільняється: який порядок повернення коштів

Доплата за військовий облік в аванс