Пошкоджено дата-центр і зник доступ до кадрового ЕДО: як діяти роботодавцю

1. Пошкодження дата-центру: які наслідки можуть бути для бізнесу
2. Чи зупиняється кадрове оформлення через збій ЕДО
3. Як підтвердити факт технічного збою ЕДО
4. Як оформлювати термінові документи
5. Що робити після відновлення ЕДО
6. Що передбачити в локальних актах роботодавця на майбутнє
7. Висновки

Пошкодження дата-центру: які наслідки можуть бути для бізнесу

Дата-центр (або центр обробки даних) – це спеціалізована будівля чи приміщення для безпечного розміщення серверного та мережевого обладнання. Вони забезпечують зберігання, обробку та передачу великих обсягів інформації.

Пошкодження дата-центру може мати для суб’єктів господарювання такі наслідки як:

1. зникнення зв’язку в окремих районах чи в абонентів конкретних провайдерів та як наслідок – відсутність інтернету у конкретного суб’єкта господарювання;
2. зупинку роботи сайтів, корпоративних систем, хмарних сервісів, які обслуговувалися на пошкодженому майданчику і, як наслідок – втрата доступу до певної бази даних, або взагалі, втрата інформації для якої не було створено резервної копії.

Отже, для роботодавця, який здійснював ведення кадрового діловодства в електронній формі, пошкодження дата-центру або обладнання інтернет-оператора може означати неможливість скористатися протягом певного часу ЕДО. Якщо проблему зі зникненням інтернету можна вирішити досить швидко, шляхом укладення договору з іншим інтернет-провайдером, обладнання якого не зазнало пошкоджень, то поновлення доступу до бази даних кадрового документообігу, яка зберігалася на пошкодженому в дата-центрі сервері, може зайняти певний (іноді тривалий) час.

Тому роботодавцям варто ухвалити низку рішень та організувати ведення кадрового обліку в умовах відсутнього доступу до ЕДО. В ідеалі це все має бути регламентовано саме на випадок таких збоїв. Що саме потрібно зробити, розглянемо детальніше у статті та надамо відповіді на запитання, які виникають у роботодавців.

Чи зупиняється кадрове оформлення через збій ЕДО

Відразу зазначимо, що тимчасова неможливість скористатися ЕДО не дає роботодавцям права зупиняти ведення кадрового обліку, навіть якщо збій стався внаслідок форс-мажорних обставин. Трудове законодавство зобов’язує роботодавця фіксувати всі кадрові події своєчасно, а жоден нормативний документ не передбачає підстав для зупинки ведення кадрового обліку. Тому у подібних ситуаціях роботодавцю необхідно тимчасово перейти на паперовий документообіг та за необхідності – на альтернативні канали комунікації з працівниками (наприклад, якщо у роботодавця є дистанційні працівники).

Нагадаємо, що роботодавець самостійно визначає, у якій формі вести кадровий облік, а можливість застосування альтернативних способів ознайомлення працівника з наказами та іншими повідомленнями передбачена ст. 29 КЗпП. Відповідно до цієї норми у трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника, крім інформації, визначеної пп. 4 ч. 1 ст. 29 КЗпП (наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто).

Крім того, у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником (ч. 2 ст. 7 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», далі – Закон № 2136).

Для тимчасового переходу на паперовий документообіг, роботодавцю необхідно видати відповідний наказ, але спочатку – документально зафіксувати факт технічного збою як підставу для видання такого наказу.

Як підтвердити факт технічного збою ЕДО

Для документального підтвердження факту технічних проблем з ЕДО кадрового діловодства радимо вам виконати такі дії:

1. звернутися письмово до надавача послуг ЕДО щодо проблеми, яка виникла;
2. зберегти всю переписку з надавачем послуг ЕДО;
3. зафіксувати факт технічного збою внутрішнім документом – актом, який мають підписати декілька працівників роботодавця: працівник кадрової служби, працівники технічної служби тощо.

Чи можна тимчасово використовувати для документообміну з працівником електронну пошту, месенджери та скан-копії документів?

Так, можна, але потрібно все правильно оформити.

Такі способи документообігу між роботодавцем та працівником у трудовому законодавстві мають назву альтернативних. Як ми вже згадували вище, можливість застосування альтернативних способів документообігу передбачена ст. 29 КЗпП та на період воєнного стану також ч. 2 ст. 7 Закону № 2136.

Домовленість між працівником та роботодавцем має бути документально зафіксована, наприклад у заяві працівника та відповідному наказі роботодавця.

Докладніше про організацію обміну кадровими документами через месенджери ви можете дізнатися з нашої статті.

Якщо переходити на альтернативні способи документообігу тимчасово, у зв’язку з тимчасовим обмеженням доступу до ЕДО, зазначте це у відповідному наказі про тимчасові заходи щодо кадрового обліку.

Що зазначити у наказі про тимчасовий перехід на паперовий документообіг у зв’язку з відсутністю доступу до ЕДО?

У наказі, який складається у довільній формі із зазначенням всіх необхідних реквізитів організаційно-розпорядчого документу, обов’язково зазначте:

1. дату початку тимчасового переходу на паперовий документообіг;
2. підстави тимчасового переходу на паперовий документообіг (технічний збій та відсутність доступу до ЕДО);
3. альтернативні способи документообігу з працівниками (за наявності) у період технічного збою;
4. тимчасовий порядок передання паперових кадрових документів в бухгалтерію для своєчасного відображення операцій в обліку та правильного нарахування заробітної плати;
5. посилання (в якості підстави) на документи, які було складено на підтвердження відсутності доступу до ЕДО.

Як оформлювати термінові документи

Терміновими кадровими документами в нашій ситуації будуть накази про прийняття на роботу та звільнення, переведення, надання працівникам відпусток та інші кадрові накази, а також документи, які є підставами для видання таких наказів (заяви працівників, повідомлення тощо), табелі обліку робочого часу.

Усі ці документи необхідно тимчасово оформлювати в паперовій формі. Але тут кадрова служба може зіткнуться з проблемою відсутності кадрових документів, які було оформлено в електронній формі. Наприклад, при звільненні необхідно розрахувати кількість днів невикористаної щорічної відпустки для нарахування компенсації за ці дні.

У цих випадках кадровій службі варто звернутися до паперових копій кадрових документів, які, зазвичай оформлюються при веденні ЕДО, або звернутися до резервних копій документів в електронному вигляді (якщо такі копії створювалися).

Нагадаємо, що ведення більшості кадрових документів в електронній формі не означає, що роботодавець не використовує паперові документи. Так, відповідно до вимог п. 4 розд. І Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мінюсту від 11.11.2014 № 1886/5 (далі – Порядок № 1886/5) підприємства, в яких здійснюється електронний документообіг, зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній. При цьому проходження в діловодстві підприємства одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається. А паперовою формою електронного документа в цьому випадку є його засвідчена паперова копія, створення якої визначається інструкцією з діловодства.

Докладніше про ці нюанси ми писали у статті.

Що робити після відновлення ЕДО

Після відновлення доступу до ЕДО, варто видати новий наказ, яким передбачити, з якої дати роботодавець повертається до оформлення кадрових документів в електронній формі.

Крім того, після відновлення ЕДО необхідно зробити електронні копії тих кадрових документів, які було оформлено в паперовій формі під час тимчасового збою системи та завантажити їх в електронну систему кадрового діловодства. Також не зайвим буде проведення звіряння наявних кадрових документів, щоб уникнути плутанини.

Нагадаємо, що порядок виготовлення електронної копії документа у паперовій формі передбачено п. 8 гл. 2 розд. ІІ Порядку № 1886/5. Для виготовлення електронних копій:

1. оцифруйте документ в паперовій формі шляхом сканування або фотографування;
2. збережіть його у форматі для фотоелектронних документів, визначеному в Переліку форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання. Згідно з цим Переліком для створення текстових електронних документів використовується формат: «PDF/A-1 (*.pdf)», а для створення фотоелектронних документів – «TIFF (*.tif)»;
3. накладіть на електронну копію кваліфіковану електронну печатку підприємства або кваліфікований електронний підпис (якщо кваліфікована електронна печатка не використовується).

Що передбачити в локальних актах роботодавця на майбутнє

Оскільки зараз, на жаль, ризики пошкоджень електронних систем дуже високі, радимо потурбуватися про такі ситуації заздалегідь. Для цього варто включити у Положення про електронний документообіг відповідні положення на випадки аварійних ситуацій. Радимо чітко прописати у Положенні про ЕДО:

1. хто з працівників та як повинен діяти в екстрених ситуаціях щодо кадрового діловодства (зникнення світла, зв’язку, доступу до ЕДО);
2. якими документами фіксуються факти екстрених ситуацій;
3. обов’язок оформлювати кадрові документи в паперовій формі на період аварійної ситуації;
4. обов’язки виготовити електронні копії паперових документів після відновлення роботи ЕДО, внесення електронних копій до системи обліку та строки виконання цих обов’язків;
5. перелік альтернативних засобів зв’язку з працівниками;
6. виготовлення резервних копій електронних документів.

Чіткі положення у локальному акті допоможуть уникнути хаосу у період екстреної ситуації та виконати всі приписи трудового законодавства.

Не забудьте ознайомити працівників зі змінами в Положенні про ЕДО під підпис.

Висновки

1. Якщо в результаті пошкоджень тимчасово немає доступу до ЕДО, дійте за таким алгоритмом:
2. зафіксуйте цей факт за допомогою листування з надавачем послуг ЕДО та шляхом складання внутрішнього акта;
3. видайте наказ про тимчасовий перехід на ведення кадрового обліку в паперовій формі;
4. за потреби визначте альтернативні канали документообміну з працівниками;
5. після відновлення ЕДО виготовте електронні копії документів, які було оформлено в паперовій формі та внесіть їх в систему.
6. Подбайте про порядок дій у випадках аварійних ситуацій на майбутнє: внесіть у Положення про електронний документообіг відповідні умови.

Шаблони та зразки документів:

Положення про електронний документообіг ТОВ

Наказ про електронний облік трудової діяльності

Читайте більше:

Обмін заявами і наказами через месенджери

Чи переписувати заяви, подані через месенджер