Нацагенство України з питань державної служби своїм наказом від 05.04.2024 №62-24 затвердило:
- Типовий порядок ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування;
- форму Особової картки.
Типовий порядок ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування визначає порядок документального оформлення їх вступу на службу, проходження та припинення служби.
Мета ведення та зберігання особових справ полягає в системному відображенні документального оформлення вступу службовця місцевого самоврядування на службу, його проходження та припинення. Ця справа містить інформацію та документи, що стосуються цих процесів.
Цей типовий порядок застосовується до виборних посад та може використовуватися для ведення та зберігання особових справ іншого персоналу в органі місцевого самоврядування.
Ведення та оформлення особових справ
Ведення Особової справи розпочинається одночасно зі вступом на службу в орган місцевого самоврядування або іншим призначенням на посаду службовця місцевого самоврядування.
Особова справа формується з таких документів і у такій послідовності:
- Особова картка встановленого зразка;
- витяг з протоколу конкурсної комісії (у випадку вступу на службу за результатами конкурсу);
- заява про призначення на посаду;
- копія розпорядження (наказу) про призначення;
- текст Присяги виборних посадових осіб і службовців місцевого самоврядування, скріплений підписом службовця місцевого самоврядування (для особи, яка вперше вступає на службу в орган місцевого самоврядування або призначається на посаду в орган місцевого самоврядування, що представляє іншу територіальну громаду (територіальні громади);
- довідка про результати спеціальної перевірки (у разі її проведення) відповідно до Закону України «Про запобігання корупції»;
- висновок про результати перевірки відповідно до Закону України «Про очищення влади» або її завірена в установленому порядку копія;
- копія паспорта;
- копія облікової картки платника податків (окрім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);
- копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;
- копія військового квитка або тимчасового посвідчення військовозобов'язаного (у разі наявності);
- копії документів, які підтверджують належність службовця місцевого самоврядування до категорії громадян, які мають додаткові гарантії (у разі наявності);
- документ, що засвідчує рівень володіння державною мовою.
Усі аркуші документів, що містяться в Особовій справі, нумеруються.
Особові справи мають систематизуватися одним із способів:
- в алфавітному порядку;
- за структурними підрозділами згідно із затвердженою організаційною структурною відповідно до штатного розпису;
- за порядковими номерами відповідно до реєстрації у журналі обліку особових справ службовців місцевого самоврядування.
Оформлення Особової картки
Особова картка заповнюється українською мовою у називному відмінку без скорочень власноруч або з використанням комп'ютерної техніки із проставленням особистого підпису на кожній сторінці.
До Особової картки за потреби додається необхідна кількість рядків та сторінок.
Зміна відомостей в Особовій картці здійснюється шляхом їх оновлення в інформаційній електронній системі або заміни відповідних сторінок в роздрукованій формі. Служба управління персоналом забезпечує достовірність, своєчасність оновлення Особової картки.
Зберігання особових справ
Особові справи є документами з обмеженим доступом і повинні зберігатися в опечатаних металевих шафах або сейфах, розміщених в адміністративних приміщеннях служби управління персоналом.
Особові справи службовців місцевого самоврядування, які проходять службу в органі місцевого самоврядування, зберігаються окремо від Особових справ, які припинили службу в органах місцевого самоврядування.
Ведення та зберігання особових справ забезпечується відповідальними за це працівниками служби управління персоналом.