Види наказів та їх реєстрація
Без наказів не обходиться жодне підприємство.
Накази є розпорядчими документами та вони бувають різними. Їх можна поділити на накази з основної діяльності, адміністративно-господарські та кадрові накази.
Оформлюючи накази слід дотримуватися певних правил. Такими є Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.
Але проходячи етапи від створення до підписання наказу, він ще немає юридичної сили, адже наказ набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації, якщо в тексті не встановлено інші строки.
Після того як ми створили наказ, ми повинні внести його до документаційного фонду підприємства. А внесення документів до документаційного фонду відбувається саме під час реєстрації наказів.
Під час реєстрації документа надається умовне літерно-цифрове позначення (реєстраційний індекс).
Реєстраційний індекс розпорядчих документів, тобто наказів, складається з порядкового номера в межах року. З метою розрізнення груп наказів з кадрових питань кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс.
Способи реєстрації кадрових наказів
Реєстрація наказів за чинним законодавством може бути автоматизованою, тобто із використанням спеціальних комп’ютерних програм, журнальною або картковою.
Який саме спосіб реєстрації наказів обрати, підприємство вирішує самостійно.
Автоматизована форма реєстрації наказів
Зараз найбільш поширена автоматизована система реєстрації наказів.
Вона має суттєві переваги над традиційними паперовими формами (картковою та журнальною формами).
За допомогою автоматизованої реєстрації можна формувати єдиний на підприємстві центральний банк даних, доступ до якого можливий з будь-якого комп’ютера підключеного до локальної мережі.
Така форма забезпечує не лише реєстрацію наказів, а їх оперативний контроль та пошук.
Автоматизована форма реєстрації документів ведеться за допомогою спеціального програмного забезпечення. Воно може бути встановлено на персональному комп’ютері або бути мережевим.
Відомості про документ водяться в електронну реєстраційну контрольну картку, що зберігається в базі даних.
Журнальна форма реєстрації наказів
Журнальна форма – це коли накази реєструють в спеціальних журналах.
Цю форму реєстрації документів доцільно використовувати на підприємствах де невеликий обсяг документообігу, до 600 документів на рік. При цьому кожен вид наказів реєструємо в окремому журналі, а отже розділяємо нумерацію окремо для наказів про прийняття, окремо для наказів про звільнення, для наказів про надання відпусток, про переведення тощо.
Вони також розрізняються по терміну зберігання: довгострокові чи короткострокові.
Якщо ви реєструєте накази в журналах, то такі журнали повинні бути пронумеровані, прошнуровані, скріплені підписом керівника та печаткою підприємства за її наявності.
Період реєстрації наказів – календарний рік. Тобто накази реєструються у новому журналі від початку року за порядковим номером, за єдиною наскрізною нумерацією. Почався рік і нумерація наказів в журналі буде розпочинатися з одиниці.
Наприкінці року журнал завершується, в ньому записується загальна кількість наказів за рік, а на початку наступного заводиться новий.
А якщо залишились чисті сторінки, чи можна й далі вести цей журнал?
Правильніше буде завести новий журнал, але відповідальності за неправильне ведення журналів (фінансової чи адміністративної) немає. Тож якщо ви так робите, це ваша справа. Але нумерацію слід починати з зареєстрованого в новому році першого наказу за номером один.
Форма журналів не встановлена. Тому підприємства затверджують її самостійно, включаючи до неї всю необхідну інформацію.
Зазвичай це дата і номер наказу, його суть (короткий зміст), на кого виданий кадровий наказ, тобто кого він стосується. Також можна передбачити інші графи.
Карткова форма реєстрації наказів
Менш поширена карткова форма реєстрації наказів.
Вона уявляє собою ведення спеціальних картонних карток, спеціально призначеного бланку реєстраційно-контрольної картки.
Їх ведуть за категорією окремих наказів залежно від складності оргструктури підприємства.
А якої форми реєстрації наказів ви дотримуєтесь? Традиційної журнальної чи сучасної автоматизованої? Напишіть у коментарях.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Журнал реєстрації наказів з основної діяльності
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання