Чи обов'язково для оформлення відрядження мати посвідчення про відрядження, що підтверджує тривалість відрядження? Якщо ні, то які документи потрібні для підтвердження перебування працівника у відрядженні?
Ні, посвідчення про відрядження не обов’язкове. Для підтвердження відрядження може бути достатньо наказу про відрядження. Також факт відрядження підтверджують транспортні квитки та документи про проживання у відрядженні.
Ще наказом Мінфіну від 21.06.2011 № 738 «Пpo визнання таким, що втратив чинність, наказу Державної податкової адміністрації України від 28.07.1997 року № 260» було скасовано форму посвідчення про відрядження. А отже, не можна говорити, що посвідчення це документ, який засвідчує фактичну кількість днів перебування у відрядженні (говорили про це й податківці в індивідуальній податковій консультації від 03.11.2023 № 3924/ІПК/99-00-24-03-03-06).
До документів, які підтверджують витрати під час відрядження, належать:
- транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
- документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
- документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
- документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
- інші документи, що засвідчують вартість витрат (пп. 170.9.1 ПК).
Ці ж документи можуть свідчити й про сам факт відрядження, але без відповідного наказу про відрядження все одно не обійтися. За потреби документами, які підтверджують зв'язок відрядження із діяльністю підприємства можуть бути запрошення сторони, що приймає відрядженого працівника, укладені договори, інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільноправові відносини тощо.
👌 Сервіс «Особистий Консультант» — це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.
Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Наказ про службове відрядження
Наказ про службове відрядження на власному автомобілі працівника