Нові строки повідомлення ДПС про прийняття, зміни до інструкції з діловодства, статуси сканування трудової на ПФУ та компенсація роботи у вихідний. Коротко про головне за тиждень 29.09–03.10.2025

1. Уряд оновив Типову інструкцію з діловодства: головні новації
2. Оцифрування трудових книжок до 10.06.2026: як перевірити статус?
3. Соцвідпустка на дітей: як переноситься та чи компенсується при звільненні
4. Робота у вихідний день: чи компенсується під час воєнного стану?
5. Повідомлення ДПС про прийняття та звільнення: чи змінюються строки з 01.10
6. Бронювання працівників без ВОД зі статусом «У розшуку»: законопроєкт №13335 готується до другого читання

Уряд оновив Типову інструкцію з діловодства: головні новації

25 вересня Уряд постановою №1188 вніс зміни до Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності».

Пройдемося по головних новаціях.

Мін’юст отримав повноваження затверджувати примірні та уніфіковані форми типових документів. Раніше вони були рекомендаційними, після затвердження стануть обов’язковими. Нагадаю, що на оприлюднення чекає Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, підготовлений Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства (протокол засідання НМК Укрдержархіву від 08.04.2025 №1), який замінить Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схвалений протоколом засідання НМК Укрдержархіву від 22.11.2015 №7.

Уточнено внесення біографічних даних у кадрові накази: тепер слід зазначати і по батькові (за наявності). Це варто закріпити окремим пунктом інструкції з діловодства підприємства.

Уточнено оформлення протоколів колегіальних органів, номенклатури справ та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Нацархівфонду.

Змінено деякі пункти та додатки 9–12 Типової інструкції.

Постанова №1188 поширюється виключно на міністерства, центральні та місцеві органи виконавчої влади. Для інших підприємств і організацій ці нововведення не є обов’язковими. Основним орієнтиром для них, як і раніше, залишаються Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту 18.06.2015 №1000/5. Втім, керівництво підприємств може за власним рішенням внести уточнення до своїх інструкцій з діловодства, аби врахувати окремі норми постанови.

Детальніше про зміни №1188 у статті на kadroland

Оцифрування трудових книжок до 10.06.2026: як перевірити статус?

Фахівці Пенсійного фонду пояснили, як перевірити, чи оцифрована паперова трудова книжка.

Нагадаю, що найпростіший спосіб передати відомості до ПФУ – завантажити скан-копії трудової книжки на порталі відомства. Це може зробити як працівник через кабінет застрахованої особи, так і роботодавець через кабінет страхувальника. Важливо встигнути до 10 червня 2026 року.

Якщо трудова книжка оцифрована, відомості про трудову діяльність працівника відображаються в його особистому кабінеті. Ознайомитися з ними можна після авторизації одним із способів:

1. Кваліфікованим електронним підписом;
2. Через BankID (за номером банківської картки);
3. За допомогою Дія.Підпис.

Для ознайомлення із записами трудової книжки у розділі «Електронна трудова книжка» потрібно обрати вкладку «Дані ЕТК».

У цій вкладці доступні три підрозділи:

1. «Записи трудової книжки (За СПОВ)» – інформація про трудові відносини, сформована автоматично за даними звітів роботодавців (найраніше з 01.01.1998).
2. «Відцифрована ЕТК» – дані, отримані з оцифрованих сканів трудових книжок.
3. «Скан-копії трудової книжки» – скановані копії паперових трудових книжок, надані працівником або роботодавцем.

Якщо у сканкопіях виявлено невідповідності, ПФУ надсилає повідомлення, статус якого можна переглянути у розділі «Мої звернення» у пункті «Повідомлення».

Оцифрована трудова книжка дає можливість сформувати витяг – це може зробити сам працівник через свій кабінет або роботодавець після надання працівником дозволу.

Як підготувати трудову книжку до сканування та який механізм внесення виправлень до неї на вебінарі 8 жовтня

Соцвідпустка на дітей: як переноситься та чи компенсується при звільненні

У Держпраці нагадали, що невикористана соцвідпустка на дітей переноситься на наступний рік, а при звільненні підлягає компенсації.

Згідно зі ст. 19 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки), одному з батьків, які мають двох або більше дітей віком до 15 років, щорічно надається додаткова оплачувана відпустка:

1. 10 календарних днів без урахування святкових і неробочих днів;
2. до 17 календарних днів, якщо є кілька підстав.

Соцвідпустка на дітей не має строку давності: невикористані дні можна реалізувати пізніше або отримати компенсацію при звільненні (ст. 24 Закону про відпустки).

Наприклад, якщо працівниця мала право на 10 днів соцвідпустки та не використала їх у поточному році, у наступному році їй надається вже 20 днів, а при звільненні – грошова компенсація.

Хочете бути завжди в курсі актуальних новин? Завітайте до рубрики «Новини та статті» на kadroland – тут ми оперативно публікуємо найсвіжіші оновлення

Робота у вихідний день: чи компенсується під час воєнного стану?

Фахівці Держпраці роз’яснюють, що якщо працівник працював у вихідний день, він може взяти або відгул, або отримати компенсацію навіть під час дії воєнного стану.

Відповідно до ст. 72 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) робота у вихідний день може компенсуватися за згодою сторін наданням іншого дня відпочинку (відгулу) або у грошовій формі у подвійному розмірі.

Водночас, у період від введення воєнного стану до 19 липня 2022 року норма ст. 72 КЗпП не застосовувалася, оскільки такі обмеження передбачав спеціальний Законом України від 15.03.2022 №2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №2136).

19 липня 2022 року набули чинності зміни, якими ст. 72 КЗпП виключено з переліку норм, що не застосовуються під час воєнного стану (Законом України від 01.07.2022 №2352-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації трудових відносин»).

Отже, якщо працівник працював у свій вихідний день, у нього є вибір – або взяти відгул, або отримати оплату в подвійному розмірі. Оплата за роботу у вихідний день обчислюється за правилами ст. 107 КЗпП, як і робота у святкові та неробочі дні.

Перед підготовкою наказу узгодьте з працівником вид компенсації за роботу у вихідний – подвійну оплату чи інший день відпочинку (ч. 1 ст. 72 КЗпП).

Для цього працівник має подати заяву, вказавши обраний вид компенсації та, якщо це інший день відпочинку – бажану дату.

Зразок наказу про залучення до роботи у вихідний день у розділі документи на kadroland

Повідомлення ДПС про прийняття та звільнення: чи змінюються строки з 01.10

1 жовтня 2025 року набув чинності Закон України від 16.07.2025 №4536-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України у зв’язку з прийняттям Закону України «Про інтегроване запобігання та контроль промислового забруднення».

Цим Законом змінено строки подання повідомлень про прийняття та звільнення працівників до ДПС.

Йдеться про відомості, які роботодавці подають у складі об’єднаної звітності через додаток 4ДФ. У ньому зазначаються дві ключові графи: «Дата прийняття на роботу» та «Дата звільнення з роботи».

З 1 січня 2026 року ФОПи подаватимуть такі відомості щоквартально, тоді як юридичні особи залишаться на щомісячному звітуванні – відповідно до порядку подання об’єднаної звітності.

Маєте запитання щодо звітування? Задайте їх у сервісі «Особистий консультант» і отримаєте відповідь від 15 хвилин до доби

Бронювання працівників без ВОД зі статусом «У розшуку»: законопроєкт №13335 готується до другого читання

Ми вже повідомляли, що 3 вересня 2025 року Верховна Рада підтримала у першому читанні законопроєкт №13335, який дозволяє критично важливим підприємствам бронювати працівників на 45 днів навіть за відсутності належно оформлених облікових документів (законопроєкт №13335 від 30.05.2025 «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо організації трудових відносин в умовах воєнного стану»).

25.09.2025 Комітет ВРУ з питань національної безпеки, оборони та розвідки рекомендував ухвалити документ у другому читанні та в цілому.

Пропонується доповнити статтю 25 Закону України від 21.10.1993 №3543-XII «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію» новою частиною, яка надасть право критично важливим підприємствам оборонно-промислового комплексу бронювати працівників на 45 днів навіть у разі, якщо:

1. у них відсутній або оформлений неналежним чином військово-обліковий документ;
2. не перебувають на військовому обліку;
3. не уточнили персональні дані;
4. перебувають в розшуку.

Таке бронювання триватиме не більше 45 календарних днів з дати укладення трудового договору й може застосовуватись лише один раз на рік.

Також законопроєкт дозволяє критично важливим підприємствам оборонно-промислового комплексу приймати працівників на роботу навіть без військово-облікового документа або за його неналежного оформлення. Але трудовий договір у такому разі укладатиметься лише на період випробування, яке триватиме 45 календарних днів.

Якщо за цей час документ не буде подано чи виправлено, працівника можуть звільнити.

Більше про бронювання на безкоштовному вебінарі 6 жовтня

Тетяна ШОЛКОВА, редактор kadroland