У сучасних умовах активного документообігу нотаріально засвідчені копії документів або виписки з них є важливим інструментом підтвердження їх достовірності. Вони мають юридичну силу та широко використовуються у різних правових відносинах.
Хто має право засвідчувати копії документів
Відповідно до законодавства, таку нотаріальну дію здійснюють не лише нотаріуси, а й посадові особи органів місцевого самоврядування та консульських установ України.
Основні умови засвідчення копій
Перед засвідченням обов’язково відбувається звірка копії з оригіналом документа. При цьому важливо, щоб:
- документ не суперечив закону;
- мав юридичне значення;
- засвідчення вірності копії не було заборонене законодавством.
Особливості, на які варто звернути увагу:
- Вірність копій документів, виданих юридичними особами, засвідчується за умови, що ці документи не суперечать закону, мають юридичне значення і засвідчення вірності їх копій не заборонено законом.
- Засвідчення копій офіційних документів, які видаються органами реєстрації актів цивільного стану і надалі використовуватимуться за кордоном, нотаріусами здійснюється лише після попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналів цих документів.
- Вірність копії документа, виданого фізичною особою, засвідчується у тих випадках, коли справжність підпису фізичної особи на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом або посадовою особою відповідного органу місцевого самоврядування або за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування фізичної особи.
- Не допускається засвідчення вірності копії документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довідки про смерть тощо).
Чи можна засвідчити копію з копії?
Так, але лише у випадках, якщо:
- попередня копія вже нотаріально засвідчена;
або
- вона видана юридичною особою, що видала оригінал документа. У такому разі копія документа має бути викладена на бланку цієї юридичної особи з прикладенням печатки (у разі наявності) і з відміткою про те, що оригінал документа міститься в справах юридичної особи, яка видала документ.
Що важливо при оформленні виписок?
Якщо виготовляється виписка з багатосторінкового документа обов’язково відтворюється текст першої та останньої сторінок, які надають можливість ідентифікувати документ, вірність виписки з якого засвідчується.
Джерело: Мін’юст
