Ведення електронних трудових книжок: що потрібно знати

Це передання не лише скан-копій.

Електронна трудова книжка - це цифровий аналог паперової трудової книжки.
З 10 червня 2021 р. облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом про ЄСВ.

При цьому наповнення е-трудової як певної акумуляції відомостей про трудову діяльність працівника на порталі ПФУ відбувається шляхом:

- подання Повідомлення про прийняття на роботу за формою, наведеною у додатку до постанови № 413;

- подання страхувальником (тобто роботодавцем) Об’єднаного зарплатного звіту з інформацією, у тому числі, про трудову діяльність працівників;

- подання страхувальником (тобто роботодавцем) XML-файлу з відомостями про трудову діяльність або застосування функціоналу «Додати запис»;

- передачі відомостей з паперової трудової книжки до ПФУ (оцифрування або передача скан-копій).

- оперативне передання даних про трудові відносини пов’язане з процедурою бронювання працівників через портал «Дія».

Що стосується передачі скан-копій паперової трудової книжки до ПФУ або її оцифрування на порталі ПФУ, то дана вимога передбачена у п. 2 постанови постанови ПФУ від 01.06.2022 № 8-3 «Про порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок», де визначено: «Установити, що відомості про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі подаються в будь-який період протягом п'яти років з дня набрання чинності Законом України від 05 лютого 2021 року № 1217-IX [з 10.06.2021 до 10.06.2026]». https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0658-22#Text

Зверніть увагу! У роботодавця немає безумовного обов’язку з оцифрування чи передачі скан-копій паперових трудових книжок працівників до ПФУ. Це може зробити і сам працівник (особливо, коли мова йде про працівника, паперова трудова книжка якого знаходиться у нього на зберіганні).

Отже, на передачу скан-копій паперових трудових книжок або їх оцифрування виділений строк до 10.06.2026.

Раді допомогти, звертайтесь ще!