Підпис віддалених співробітників у журналах: необхідність і оформлення

Згідно ст. 7 Закону України 15.03.2022 №2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» передбачає, що в період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання та зберігання наказів або розпоряджень роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, обраний за згодою між роботодавцем і працівником.

Роботодавцям рекомендовано врегулювати обмін електронними документами внутрішніми актами. Це можуть бути:

трудовий або колективний договори, в яких погоджена відповідна можливість,
письмова згода працівника та роботодавця щодо обміну офіційними документами електронним способом.
У випадку, коли працівники працюють віддалено, їх фізична присутність для підпису в журналах може бути проблематичною. Підпис працівника в журналі реєстрації наказів не є обов’язковим вимогою законодавства. Але важливо підтвердити, що працівник ознайомлений з відповідними наказами. У випадку віддаленої роботи ознайомлення працівника з наказами може бути організоване електронно, наприклад через електронну пошту із запитом підтвердження, через корпоративну платформу з функцією електронного підпису (КЕП/Дія.Підпис). У журналі реєстрації наказів у графі “підпис працівника” можна вказати: «Ознайомлений електронно, підтвердження надано».

За статтею 18 Закону України «Про охорону праці», всі працівники мають проходити інструктажі (у тому числі з пожежної безпеки). Навіть для віддалених працівників це обов’язково. Можна провести інструктаж онлайн (наприклад, через Zoom, Teams). Надішліть інструкції працівнику для ознайомлення. Працівник підтверджує ознайомлення письмово або через електронний підпис. У журналі реєстрації інструктажів у графі підпису можна зазначити: Ознайомлений дистанційно, підтвердження надано електронно.

Буде корисною стаття - https://kadroland.com/news/1528-obmin-zayavami-i-nakazami-cerez-mesendzeri

Раді допомогти, звертайтесь ще!