Як ініціювати роздачу трудових книжок працівникам організації

До 10.06.2026 таке ініціювання буде не правомірним, якщо ваше підприємство не перебуває в зоні бойових дій.

На сьогодні трудові книжки зберігаються у роботодавця лише в тому випадку, якщо працівника прийнято на роботу до 11.06.2021.

Жодних особливих умов зберігання трудових книжок працівників правовий режим воєнного стану не визначає. Змін з цього приводу законодавство не містить. Видавати трудову книжку, яка зберігається у роботодавця, потрібно обов'язково лише у випадку, якщо працівник звільняється. Це передбачає пункту 3 постанови КМУ від 27.04.1993 року № 301 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/301-93-%D0%BF/stru#Stru).

Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» передбачено нові правила обліку трудової діяльності працівника з 10.06.2021 - . запроваджено електронний облік трудової діяльності.

Після того, як Пенсійний фонд України завершить роботи щодо включення відомостей про трудову діяльність працівників до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування, трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис. Ці роботи мають бути виконані до 10.06.2026. Роботодавець на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України вносить дані в розділі «Відомості про трудові відносини робітника» про найманого працівника та завантажує скановані кольорові копії усіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та відповідних документів, що також підтверджують стаж (це можуть бути також документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток тощо). Після подання роботодавцем необхідних даних та завантаження документів, Пенсійним фондом України проводиться перевірка та в разі відсутності зауважень паперова версія стає непотрібною, і буде зберігатися в працівника або вестися паралельно з електронною версією, якщо цього забажає працівник.

Відповідно до статті 48 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/stru#Stru) з 10.06.2021 облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі, трудова книжка зберігається у працівника, а обов'язок роботодавця вносити записи до трудової книжки лише на вимогу працівника.

Згідно статті 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20/stru#Stru) у випадку знаходження підприємства в районі активних бойових дій, роботодавець самостійно вирішує питання зберігання кадрових документів і може приймати рішення про видачу трудових книжок працівникам, які прийняті на роботу до 10.06.2021, під підпис у разі, якщо працівник пише заяву з проханням видати йому трудову книжку з обґрунтуванням необхідності такої видачі. При цьому радимо завести додатковий журнал обліку тимчасово виданих трудових книжок за довільною формою, де працівник розписується в отриманні та поверненні книжки.

Наголошуємо, що роботодавець не може примусово видати трудову книжку працівникам, які прийняті на роботу до 10.06.2021, на руки проти бажання самого працівника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!