Щодо вашого питання про індекс структурного підрозділу:

Індекс структурного підрозділу установи визначається за порядковим номером структурного підрозділу за штатним розписом. Для ведення діловодства також цей індекс затверджується в номінклатурі справ підприємства.

Облік всіх справ, які формуються в діяльності кадрової служби, ведеться за номенклатурою справ.

Але при обліку особових справ є своя особливість, їх включають до номенклатури справ кадрових документів під одним індексом і обліковують не за номенклатурою справ, а в спеціальній обліковій формі - Журналі обліку особових справ. Форму такого Журналу підприємство розробляє самостійно.

Тож має сенс вести облік особових справ за таким принципом:

особовій справі присвоюється (наприклад) № 03-21/1,

де 03-21 - номенклатурний індекс кадрових документів "Особові справи" (03 - індекс структурного підрозділу, а 21 порядковий номер номенклатурної справи в підрозділі),

/1 - порядковий номер обліку особової справи в Журналі обліку особових справ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!