Необхідність оголошення про оцифрування трудових книжок працівників

Так, ви мислите абсолютно правильно: роботодавець не зобов’язаний самостійно оцифровувати трудові книжки працівників.

Якщо ви все ж вирішили оцифрувати трудові самостійно, побачити чи відсканована трудова книжка попереднім роботодавцем, можна через надання дозволу працівником або після подання Об’єднаного звіту. Оскільки, сканування здійснюється лише один раз, повторно сканувати не потрібно.

Якщо не бачите працівника на порталі ПФУ, то подати скан-копію трудової може сам працівник, а роботодавець може допомогти йому в цьому.

Інформувати працівника про сканування не обов’язково, але якщо бажаєте, можна дійно зробити у вигляді внутрішнє оголошення/інформаційне повідомлення, щоб працівники були поінформовані про необхідність оцифрування трудових до 10.06.2026 р.

Інформаційне повідомлення мобе бути наступного змісту:

Прошу взяти до увагу наступну інформацію.

П. 2 Закону України № 1217 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20 установлено: «…включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом [до 10.06.2026] на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України <…>».

Скан-копії паперової трудової книжки можуть бути передані до ПФУ:

- працівником, який звертається до ПФУ особисто, тобто очно;

- працівником через кабінет застрахованої особи на порталі ПФУ;

-роботодавцем/страхувальником або представником роботодавця/страхувальника (наприклад, інспектором з кадрів) через кабінет страхувальника на порталі ПФУ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!