Впровадження електронного документообігу: питання та зразки документів

1. Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів встановлює Закон України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text

Єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, зокрема, й електронними, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності визначає такий обов’язковий для всіх установ, організацій, підприємств нормативно-правовий акт як Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text

Для впровадження кадрового електронного документообігу. на підприємстві слід видати наказ, затвердити план впровадження електронного документу. У ньому слід визначити структурні підрозділи (зазвичай це служби кадрів та інформаційних технологій із залученням служби юридичного забезпечення), які повинні детально проаналізувати можливості впровадженої на підприємстві системи електронного документооббігу (СЕД) для переведення документування кадрових управлінських процесів в електронний вигляд.

Підготовча робота з впровадження кадрового електронного документообігу зазвичай складається з таких етапів:

- вивчення й аналіз (аудит) кадрових процесів - На підставі цього аналізу складають максимально детальний перелік завдань і функцій підприємства та кадрової служби з питань управління персоналом, його окремих напрямків (складових): кадрова політика, керівництво персоналом, адміністративно-кадрове регулювання (кадрове діловодство)
- розроблення внутрішніх (локальних) нормативних актів (інструкцій, положень, регламентів тощо) - кадрова служба спільно зі структурним підрозділом з інформаційних технологій (IT-служба) розробляє інструкції, положення, регламенти тощо
- технічне впровадження - підприємство обирає сервіси СЕД, які буде використовувати в своїй роботі кадрова служба. Зазвичай це реєстрація внутрішніх нормативних актів (наказів), окремих внутрішніх документів, реєстрація яких відповідно до інструкції з діловодства ведеться в службі кадрів, зокрема, довідок про стаж роботи, службових записок.

Доцільно на початковому етапі впровадження кадрового електронного документообігу не переводити всю кадрову документацію підприємства в електронну форму. З метою детальнішого тестування технологічних процесів кадрового діловодства, виявлення проблем під час роботи в СЕД можна автоматизувати роботу лише з частиною кадрових документів. Скажімо, на цьому етапі в електронну форму можна перевести окремі види кадрових документів, що мають тимчасові строки зберігання.

На другому етапі в електронну форму переводять всі інші кадрові документи, що створююся під час діяльності кадрової служби, зокрема й ті, що мають тривалі (понад 10 років) строки зберігання: накази про призначення на посаду, прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення на іншу посаду (роботу), суміщення, сумісництво, надання відпусток без збереження заробітної плати, відпусток по догляду за дитиною

Документи стаорені у електронному вигляді потрібно роздруковувати. Відповідно п. 4 розділу І Інструкції № 1886/5, установи зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій та електронній.

2. Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 (далі – Порядок № 1886/5). https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#n24

За п. 5 Порядку № 1886/5, якщо підприємство планує вводити електронний документообіг, потрібно в такому випадку розробити власну Інструкцію з діловодства, яка буде містити порядок електронного документообігу на підприємстві, у тому числі вимоги щодо найменування та зберігання електронних документів. Норми такої інструкції повинні відповідати нормам законодавства, зокрема, Порядку № 1886/5.

Створення документів з кадрових питань (особового складу) в електронній формі погоджується з відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради.

Раді допомогти, звертайтесь ще!