Якщо працівник тривалий час не виходить на роботу, роботодавцю слід діяти за наступним алгоритмом:

1. Фіксація відсутності:

Негайно зафіксувати факт відсутності працівника на роботі актом про відсутність на роботі.

Акт складається у довільній формі та підписується двома свідками, наприклад, бухгалтером та іншим працівником.

У акті потрібно вказати дату та час відсутності працівника.

Наступним кроком є з'ясування причин відсутності.

2. З'ясування причин відсутності:

Намагайтеся зв'язатися з працівником: зателефонувати, надіслати повідомлення у месенджери, написати на електронну пошту, відвідати за місцем проживання тощо.

Надішліть працівнику рекомендований лист з вимогою надати пояснення щодо своєї відсутності.

Якщо працівник відмовляється надати пояснення, складіть акт про відмову.

3. Доповідна записка та наказ:

Керівник підрозділу, після фіксації відсутності та спроб з'ясувати причини, подає доповідну записку керівництву підприємства про відсутність працівника.

Керівництво підприємства, у разі тривалої та необґрунтованої відсутності, може видати наказ про проведення службового розслідування.

Термін подання доповідної записки та видання наказу про службове розслідування залежить від внутрішніх процедур підприємства та законодавства.

4. Службове розслідування:

Комісія, яка створюється для проведення службового розслідування, збирає докази та встановлює причини відсутності працівника.

Результати розслідування оформлюються у відповідному акті.

5. Рішення про звільнення (за необхідності):

На підставі акту про результати службового розслідування та пояснень працівника (або акту про відмову надати пояснення), керівництво приймає рішення про застосування дисциплінарного стягнення, зокрема, звільнення.

Звільнення оформлюється наказом.

6. Особливості щодо кількох працівників:

Для кожного працівника, який відсутній на роботі, необхідно складати окремі акти про відсутність та доповідні записки.

На кожного працівника потрібно проводити окреме службове розслідування.

Слід зазначити, звільнення за прогул можливе, якщо працівник був відсутній на роботі без поважних причин понад три години протягом робочого дня (або безперервно, або сумарно протягом дня). (п. 4 ст. 40 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n231)

Потрібно дотримуватися процедури звільнення, встановленої законодавством.

Необхідно довести відсутність поважних причин неявки на роботу.

Варто зафіксувати всі спроби зв'язатися з працівником та отримання від нього пояснень.

Більш детально про звільнення за прогул можете дізнатися за посиланням https://kadroland.com/news/5079-zvilnennya-za-progul-detalna-instrukciya-dlya-robotodavciv

Раді допомогти, звертайтесь ще!