Організація кадрового обліку при переході на Дія.Сіті: рекомендації

Перехід компанії на спеціальний правовий режим Дія.Сіті вимагає певного оновлення кадрових процесів, зокрема кадрового та військового обліку, але не змінює суті цих обліків — їх все одно потрібно вести відповідно до загального законодавства України.

1. Кадровий облік залишається без змін. Незалежно від Дія.Сіті, компанія має вести повний кадровий облік:

Накази (прийом, звільнення, переведення)

Особові картки працівників (форма П-2)

Трудові договори / контракти

Табелі обліку робочого часу

Журнал реєстрації наказів

Облік відпусток, лікарняних тощо

Ведення електронних трудових книжок через Електронний кабінет працівника ПФУ

У Дія.Сіті можна оформлювати "гіг-контракти" — альтернативна форма співпраці, яку варто врахувати в кадровій документації.

2. Якщо використовуються гіг-контракти (специфіка Дія.Сіті):

Їх потрібно реєструвати, зберігати копію в особовій справі гіг-спеціаліста;

вести облік дати укладання, розірвання, умов оплати, графіка тощо;

табель обліку робочого часу — не обов'язковий, якщо це передбачено договором;

відпустки, лікарняні — за договором.

В такому разі важливо окремо вести облік працівників і гіг-спеціалістів!

3. Військовий облік: залишається обов’язковим незалежно від Дія.Сіті.

Облік всіх військовозобов’язаних та призовників (включно з гіг-спеціалістами, якщо вони постійно працюють) (відповідно до Порядку 1487 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF#n10)

Призначення відповідального за військовий облік, видача наказу тощо.

Журнали, графіки тощо.

Що потрібно зробити інспектору з кадрів при переході:

Оновити особові справи: перевірити повноту анкет, трудових договорів, копій документів.

Уточнити статус співпраці: трудові договори чи гіг-контракти — вести їх окремо.

Перевірити військовий облік: наявність актуальних військово-облікових документів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!