Особові справи звільнених працівників зберігають у кадровій службі протягом двох років після звільнення, після чого передають до архівного підрозділу (архіву) організації (п. 1 гл. 4 розділу VI Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях , затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5). https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n707

Відповідно Правил 1000/5 Особові справи (особові картки) вносять до опису за роком звільнення посадових осіб в алфавітному порядку їх прізвищ. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n728

У вашому випадку, якщо накопичились справи за багато років ви робите опис справ з особового складу (кадрових питань) за період з…. по ( вказуєте період).

А у самому описі справи вносите по роках, тобто, спершу, наприклад 2000 рік – повносили справи, далі 2021 рік – повносили і справи і т.д.

Раді допомогти, звертайтесь ще!