На законодавчому рівні, на жаль, досі не визначено чіткої процедури щодо процесу відновлення (зокрема підписання) службових документів, втрачених у результаті воєнних дій.

Звісно потрібно максимально відновити всі втрачені після обстрілу документи, в першу чергу – управлінські (зокрема, первинні бухгалтерські та кадрові) документи. По кожному виду документа (особливо це стосується специфічних видів документів, як от, наприклад, довідок про здачу крові) можуть бути свої особливості, які краще узгоджувати з юрисконсультом Вашої юридичної особи. Адже все залежить від виду діяльності Вашої юрособи та місця видачі або отримання таких довідок.

Ми ж, в свою чергу, надамо Вам загальні рекомендації, які підійдуть для засвідчення переважної більшості службових документів.

Директор має створити комісію для засвідчення факту знищення документів у результаті обстрілу та визначення переліку знищених документів.

Згідно з таким переліком документи будуть відновлюватися. При цьому документи, відновлені за минулі роки, вже не будуть вважатися оригіналами.

Відновлені документи потрібно уважно перевірити на відповідність оригіналам, зокрема, на точність дат та правильність нумерації.

У відповідних реквізитах, де передбачено підпис посадових осіб, які померли, виїхали закордон чи звільнилися і місце їх перебування невідомо, все ж таки будуть зазначені назви їх посад, власні імена та прізвище, як це було в оригіналах. Натомість місце для особистого підпису буде порожнім. Це такі реквізити, як: «Підпис», «Гриф затвердження», «Віза документа», «Відмітка про ознайомлення з документом».

Засвідчити ці документи потрібно буде самому директору або іншій посадовій особі за дорученням директора, таким чином:

На кожному відновленому документі – у правому верхньому куті зазначається слово «Відновлено» з посиланням на дату та номер акта комісії або наказу директора.

Наприклад: ВІДНОВЛЕНО на підставі акту № 1 від 23.06.2025

– у лівому нижньому куті документа проставляється реквізит «Відмітка про засвідчення копії», що складається з таких елементів: слів «Згідно з оригіналом», назви посади, підпису, власного імені та прізвища особи, яка засвідчує відновлений документ, дати засвідчення, відбитку основної круглої печатки юрособи (за наявності).

Наприклад:

Згідно з оригіналом

Заступник директора із загальних питань

Коваленко Сергій КОВАЛЕНКО

24 червня 2025 р.

Відбиток печатки

Не дозволяється робити узагальнюючі документи. Кожний документ має бути відтворений окремо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!