Організація зберігання документів з кадрових питань: поради та рекомендації

По-перше, відзначимо, що такий документ, як особовий листок з обліку кадрів, все ж таки має зберігатися в особовій справі працівника. Це визначено у пункті 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15?find=1&text=%D0%B2%D0%BD%D1%83%D1%82%D1%80%D1%96%D1%88%D0%BD#n502

У ст. 491 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14 скоріш за все йде мова про листки з обліку кадрів, які були заповнені кандидатами на певні посади, але цих осіб не було прийнято на роботу, тому і особова справа на них не заводилася.

Так як у справі "Документи (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні та пояснювальні записки, довідки, обхідні листки) до наказів з кадрових питань (особового складу), що не увійшли до складу особових справ" будуть формуватися документи, зміст яких стосується різних працівників, то упорядкувати ці документи потрібно у хронологічній послідовності в міру їх створення, а розподіляти їх за видами документів не потрібно. Ця справа, на відміну від особової справи, формується протягом одного діловодного року та має тимчасовий строк зберігання - 3 роки.

Усі зазначені документи (заяви, подання, доповідні та пояснювальні записки, довідки) є внутрішніми документами, тому відповідно вони мають реєструватися у Журналі реєстрації внутрішньої документації юрособи. Виключення становлять особові листки з обліку кадрів та обхідні листки, у формах цих документів не передбачений реєстраційний індекс. Крім того, заяви працівників можуть реєструватися в окремому Журналі реєстрації заяв працівників.

Якщо ці документи вчасно не були зареєстровані, то робити це «заднім числом» не дозволяється. Просто орієнтуйтеся на дати цих документів.

Вилучати також нічого не потрібно. Просто розподіліть ці документи по рокам, а у межах кожного року - за хронологією. Зверху першим має бути документ, створений, наприклад у січні 2024 року, а самий останній - у грудні 2024 року.

Раді допомогти, звертайтесь ще!