Звільнення працівника: ознайомлення з документами поштою та відповідальність

Потрібно скласти акт про неможливість ознайомлення працівника з наказом через його відсутність на роботі в день звільнення.

За Ваших обставин, аби убезпечити себе від негативних наслідків, Вам необхідно скласти акт про неможливість ознайомлення працівника з наказом під підпис внаслідок його відсутності на роботі – його зразок є у нашому розділі «Документи» за посиланням: https://api.kadroland.com/documents/download/6995 (звісно, підставу для звільнення у ньому потрібно буде змінити). В особовій картці П-2 у графі «Додаткові відомості» теж зробіть запис про неможливість ознайомлення працівника із записами у ній через його відсутність на роботі, зробивши посилання на вищезазначений акт.

Звісно, наказ про звільнення працівника Ви можете йому надіслати (адже відповідно до ст. 47 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n310) в день звільнення Ви будете зобов'язані надіслати працівнику його копію), тож якщо працівник поверне Вам наказ зі своїм підписом, то Ви можете просто знищити акт про неможливість ознайомлення. У разі ж, якщо працівник не поверне Вам оригінал наказу, то Ви завжди зможете його відновити, роздрукувавши і підписавши у керівника підприємства знову (тобто навіть у разі неповернення наказу Вам це нічим не загрожуватиме).

Водночас, особову картку П-2 надсилати працівнику не можна – адже у разі її неповернення працівником з його підписом, вона буде втрачена й те, що працівник її Вам не повернув, не буде вважатися виправданням для її відсутності, оскільки Ви і не мали права її надсилати. Тож відсутність підпису в особовій картці П-2 може бути цілком виправдано відсутністю працівника на роботі (на підставі вищезазначеного акту), натомість як її втрата – ні.

Таким чином, не варто використовувати зазначений Вами спосіб – набагато краще надіслати працівнику наказ про звільнення електронною поштою чи через месенджери (згідно з ч. 2 ст. 7 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20/conv#n27) під час дії воєнного стану працівник та роботодавець можуть використовувати для обміну документами засоби електронного зв'язку) та отримати від нього повідомлення щодо підтвердження ознайомлення з наказом, а відсутність його підпису на наказі та в особовій картці П-2 обумовити його відсутністю на роботі в день звільнення, склавши відповідний акт. Жодних штрафних санкцій у такому випадку не буде – акта про неможливість працівника ознайомлення з наказом буде цілком достатньо для обгрунтованої відсутності його підписів у наказі та особовій картці П-2.

Раді допомогти, звертайтесь ще!