Якщо у Вас ведеться паперовий документообіг, то бажано на паперових документах або аркушах про ознайомлення, що додаються до них, збирати особисті власноручні підписи працівників (не КЕП!). Ці підписи мають бути сконцентровані в одному місці (на одному документі).

Виняток становить ознайомлення з документами працівників, що працюють віддалено. Для них може бути передбачено (і також прописано у відповідних нормативних документах) варіант направлення на ознайомлення документів у форматі ПДФ. Але це скоріше виняток, аніж правило.

І особові справи не слід перенавантажувати зайвими документами. Повний перелік документів, які долучаються в особові справи наведено у пункті 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15?find=1&text=%D0%B2%D0%BD%D1%83%D1%82%D1%80%D1%96%D1%88%D0%BD#n502

Раді допомогти, звертайтесь ще!