Пролонгація номенклатури справ: можливості через експертну комісію

Це категорично не допускається. Це пряме порушення норм законодавства.

Номенклатура справ (НС) розробляється на кожний рік і наприкінці року має бути закрита, незалежно від кількості заведених в організації справ.

НС як раз і призначена для обліку справ та є підставою для розроблення описів справ за відповідні роки.

Згідно з нормами законодавства номенклатура справ юрособи, як і деякі інші важливі управлінські документи (наприклад, штатний розпис і графік відпусток працівників), складається на кожний рік, набуває чинності з 1 січня наступного календарного року і, відповідно, втрачає чинність 31 грудня поточного календарного року.

Зокрема, у п. 20 гл. 1 р. IV Правил № 1000/5 зафіксовано таке:

«Наприкінці року номенклатури справ структурних підрозділів та номенклатура справ установи закриваються підсумковими записами про фактичну наявність заведених за рік справ»

Отже, процедура «пролонгації через засідання експертної комісії» не допускається. А якщо б можна було чисто теоретично припустити таку процедуру, то вона б була значно складнішою ніж та, яку Вам слід зробити. Довелось би скликати засідання, складати протокол.

А все що Вам зараз потрібно: роздрукувати таку саму НС на 2026 рік, як була і на 2025 рік, змінивши дати, підписати і подати на затвердження керівнику організації. Без жодних протоколів, доповідних записок і наказів.

Подібні типові ситуації та пояснення до них ми описали тут: https://kadroland.com/news/7684-tipovi-pomilki-v-rozroblenni-nomenklaturi-sprav-ta-yak-yix-uniknuti

Раді допомогти, звертайтесь ще!