Правила відрядження працівника ТОВ для перевезення товару ФОПом

Так, ТОВ може направити свого заброньованого працівника для перевезення товару ФОПа. Для цього між ТОВ та ФОП необхідно укласти договір про надання послуг (наприклад, з експедирування чи супроводу вантажу). На підставі цього договору ТОВ видає наказ про відрядження, який і буде підставою для поїздки працівника.

Щоб правильно оформити таку співпрацю, потрібно виконати кілька кроків

1. Договір між ТОВ та ФОП

ТОВ не може просто «віддати» свого працівника. Відносини між ТОВ та ФОП мають бути оформлені як господарська операція. Найкращим варіантом є укладення договору про надання послуг, де ТОВ виступає виконавцем, а ФОП — замовником.

Предмет договору: Послуга з експедирування або супроводу вантажу. У договорі слід чітко визначити:Обов'язок ТОВ забезпечити супровід товару своїм співробітником.
Маршрут перевезення.
Характеристики вантажу.
Обов'язок ФОП надати транспортний засіб для перевезення.
Вартість послуг ТОВ та порядок розрахунків.

2. Оформлення відрядження для працівника ТОВ

Наявність договору з ФОП є законною підставою для направлення працівника у відрядження, оскільки він виконує службове доручення в межах господарської діяльності ТОВ.

Наказ про відрядження: Це ключовий внутрішній документ. У наказі обов'язково зазначається:Підстава: Договір про надання послуг №__ від ..2025 р., укладений з ФОП (ПІБ).
Мета: «Супровід вантажу за маршрутом... на виконання умов договору...».
Пункт призначення та строк відрядження.
Умова про транспорт: Окремо вказати, що поїздка здійснюється на автомобілі, наданому замовником (ФОП), із зазначенням марки та номерного знаку. Це обґрунтовує відсутність витрат на проїзд у авансовому звіті працівника.
3. Документи для перетину кордону заброньованим працівником

Оскільки працівник є заброньованим, для виїзду за кордон йому необхідно мати при собі пакет документів, що підтверджує його статус та мету поїздки.

Згідно з Правилами перетинання державного кордону громадянами України, для виїзду заброньованого працівника у відрядження потрібні:

Паспорт громадянина України для виїзду за кордон.
Е-ВОД.
Наказ про відрядження.
Може знадобитись копія договору між ТОВ та ФОП, щоб підтвердити зв'язок поїздки з господарською діяльністю.
Міжнародна автомобільна накладна (CMR), де працівник може бути вказаний як представник експедитора.

Після повернення працівника та доставки товару ТОВ та ФОП підписують акт наданих послуг. На підставі цього акту ФОП оплачує послуги ТОВ.
Працівник подає до бухгалтерії ТОВ авансовий звіт про витрачені кошти (добові, витрати на проживання, якщо були), додаючи підтвердні документи.

Раді допомогти, звертайтесь ще!