Дякую за приємний відгук і цікаві питання. Зараз їх розберемо.

1. Звіти про попит на робочу силу (вакансії) 3-ПН, як і будь яка звітна документація, формуються у справу за 1 діловодний рік і справа має бути закрита. Навіть якщо це електронна справа.

Звернення громадян про видачу архівних довідок – також як і будь-які звернення (заяви, скарги і пропозиції) як громадян (у т.ч. колишніх працівників), так і чинних працівників: і реєструються лише в межах одного року, і формуються у справу, яка має бути закрита.

Документи (листки з обліку кадрів, інформаційні листи, заяви, подання, доповідні та пояснювальні записки, довідки, обхідні листки тощо) до наказів з кадрових питань, що не увійшли до складу особових справ та Документи (листки з обліку кадрів, анкети, автобіографії, заяви) осіб, не прийнятих на роботу, – також мають завершуватися по закінченню діловодного року.

Отже, усі із зазначених Вами документів формуються у справи, що мають бути завершеними у діловодстві щороку. З наступного року після їх закриття йде відлік років для їх подальшого знищення. Тож накопичувати їх непотрібно. Вони не мають практичного значення.

2. Якщо у цьому діловодному році справа, передбачена у номенклатурі, не була заповнена документами, вона вважається незаведеною. Між тим, її й надалі можна залишити в номенклатурі на наступний рік. Це не помилка.

До речі, приклад аналогічної ситуації я навела у статті (див. Ситуація 7) за посиланням https://kadroland.com/news/7684-tipovi-pomilki-v-rozroblenni-nomenklaturi-sprav-ta-yak-yix-uniknuti#vyluchennya-spravy-z-nomenklatury-sprav

Раді допомогти, звертайтесь ще!