Що вказати в особовій справі при відсутності трудової книжки

З 10.06.2021 в Україні запроваджено електронний облік трудової діяльності.

Роботодавець не зобов’язаний оформляти паперову трудову книжку, якщо працівник:

- працевлаштовується вперше;

- або не наполягає на її веденні.

Взагалі в особовій справі звичайного працівника (не держслужбовця) наявність чи відсутність трудової книжки не фіксується ніяким чином.

Документи, які підшиваються в особові справи, наведено у пункті 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15?find=1&text=%D0%B2%D0%BD%D1%83%D1%82%D1%80%D1%96%D1%88%D0%BD#n502 ).

Між тим, якщо працівник був державним службовцем, то склад документів особової справи держслужбовця трохи відрізняється. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22 березня 2016 року № 64 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0567-16?find=1&text#Text .

У переліку документів особової справи держслужбовця дійсно передбачено копія трудової книжки (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Зверніть увагу на уточнення в дужках – (у разі наявності). Тож якщо трудової книжки немає – то і копії відповідно не буде. Підкладіть у справу відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Якщо у працівника ніколи не було паперової трудової книжки, то відомості про його трудову діяльність ведуться автоматично в Реєстрі застрахованих осіб з дати першого офіційного працевлаштування, за яким роботодавець подає звітність і сплачує ЄСВ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!