У вашій ситуації необхідно зафіксувати виявлену помилку та надалі не допускати її повторення.

Якщо у 2015–2016 роках працівниці було помилково надано більше днів додаткової соціальної відпустки, ніж вона мала право, це є помилкою роботодавця, а не порушенням з боку працівниці. Вимагати «повернення» таких днів або утримувати з неї кошти не можна, оскільки строк позовної давності для фінансових вимог (3 роки) давно минув (ст. 257 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n1415).

У зв’язку з цим доцільно діяти таким чином:

Крок 1. Скласти службову записку або акт про виявлення технічної помилки, наприклад:

«Під час перевірки особової справи встановлено, що у 2015–2016 роках працівниці було помилково надано додаткову соціальну відпустку понад установлену норму. Помилка має технічний характер і не може бути виправлена шляхом утримання коштів або обмеження майбутніх трудових прав працівника».

Крок 2. Зробити відповідну примітку в особовій справі (без виправлення наказів заднім числом).

Крок 3. Надалі надавати додаткову соціальну відпустку правильно, з урахуванням фактичної кількості дітей та їх віку.

Щодо можливості застосування штрафних санкцій: вони не застосовуються, оскільки йдеться про одноразову помилку минулих років, яку виявлено, зафіксовано та виправлено на майбутнє. За відсутності триваючого порушення Держпраці не має правових підстав для притягнення до відповідальності.

Одже, для виправлення ситуації необхідно зафіксувати виявлену помилку та надалі не допускати її повторення.

Раді допомогти, звертайтесь ще!