Використання факсимільної підпису: правила та законодавче регулювання

1. Факсиміле є інструментом, що дозволяє відтворювати власноручний підпис за допомогою печатки чи кліше.

Його принцип роботи полягає у використанні спеціального штампа або пристрою, який точно відтворює підпис, попередньо створений особою.

У випадку фізичного факсиміле, створюється печатка, що має матрицю підпису, яка при натисканні залишає ідентичний відбиток . У цифровому форматі відтворення здійснюється за допомогою електронних засобів, що дозволяють інтегрувати підпис у документацію.

Використання факсиміле регулює стаття 207 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n1173 Ця норма дозволяє його застосування лише у випадках, визначених законом або письмовою угодою між сторонами. Додатково це питання можуть регулювати інші нормативно-правові акти, наприклад, закони, що визначають порядок оформлення податкової звітності, банківської документації чи ведення бухгалтерського обліку.

Для уникнення правових ризиків важливо правильно оформити процес використання факсиміле. Це включає підготовку не лише письмової угоди, а й видання внутрішнього наказу щодо його використання та докладної інструкції (регламенту, положення) про його застосування.

У документі слід детально визначити порядок виготовлення та знищення факсиміле, а також процедури його обліку, видачі, використання та зберігання.

Також слід передбачити перелік документів, які дозволяється підписувати за допомогою факсиміле. У цьому розділі доцільно включити застереження про те, що на окремих документах застосування факсиміле допускається лише за умови, якщо така можливість передбачена відповідним договором або угодою з контрагентом.

2. Так, можна.

Факсиміле може бути виготовлене для директора і головного інженера. Використання факсиміле має бути обовязково закріплене внутрішнім наказом, де чітко визначено перелік осіб, які мають на це право, та види документів, на яких воно ставиться.Усі зазначені особи повинні бути ознайомлені з положенням під підпис.

Факсиміле можна використовувати у таких документах, як договори (угоди), у тому числі зовнішньо-економічні, товарні та видаткові накладні, ТТН, акти приймання-передачі товарів, наданих послуг (виконаних робіт) тощо. Законодавство не містить заборони щодо засвідчення копій документів за допомогою факсиміле.

Натомість, законодавством визначено перелік документів, на яких забороняється застосування факсимільного підпису. Так, у п. 12 глави 8 розділу II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5, зазначено:

Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

Відповідно до Національного стандарту України ДСТУ 4163-2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», до організаційно-розпорядчих документів належать:

організаційні документи (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);
розпорядчі документи (постанови, рішення, накази, розпорядження);
інформаційно-аналітичні документи (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо).

Раді допомогти, звертайтесь ще!