Чи потрібно вести трудову книжку для нових працівників

Так, ви можете завести працівникові трудову книжку і внести туди запис, але лише на його вимоги.

Відповідно до ст. 48 Кодексу законів про працю України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n314 на вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.

Наразі облік трудової діяльності здійснюється в електронній формі. Особа, що працевлаштовується може вимагати оформити трудову книжку, а може й не просити про це.З червня 2021 року в Україні діють електронні трудові книжки. Відомості про прийняття на роботу, переведення та звільнення роботодавець автоматично подає до Реєстру застрахованих осіб через портал Пенсійного фонду.

Якщо запис вносити не обов'язково, то як бути з вимогою про оцифрування?

Вимога про оцифрування до 10.06.2026 стосується передусім тих книжок, які були заведені до червня 2021 року. Для нових працівників система працює інакше. Якщо працівник приймається вперше і не виявив бажання заводити паперову книжку, то оцифровувати нічого не потрібно. Його трудова діяльність від початку фіксується в електронному вигляд.

Вимога про передачу скан-копій (оцифрування) протягом 5 років встановлена Законом № 1217-IX (Прикінцеві положення https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20#Text) та стосується саме наявних паперових документів для підтвердження стажу за періоди до впровадження електронного обліку.

Відомості про трудову діяльність працівника до ПФУ потрібно подавати.

Це відбувається двома шляхами:
Повідомлення про прийняття на роботу - роботодавець зобов'язаний подати його до ДПС до початку роботи працівника (Постанова КМУ № 413 від 17 червня 2015 р. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/413-2015-%D0%BF#Text).
Об’єднана звітність (ПДФО та ЄСВ) - Роботодавець подає звіт, де у Додатку 5 (Д5) вказує дату прийняття, посаду та наказ. Ці дані автоматично формують електронну трудову книжку працівника в Реєстрі застрахованих осіб.

Раді допомогти, звертайтесь ще!