Оцифрування трудових книжок: питання, що потребують роз’яснення

1. Якщо і роботодавець, і працівник подали скан-копії трудової книжки до реєстру ПФУ, система не відхиляє подання автоматично. Відбувається накладання записів, після чого вони передаються на розгляд. Фахівці Пенсійний фонд України здійснюють верифікацію, за результатами якої:

або підтверджується один комплект даних;
або дані об’єднуються (за наявності доповнень);
або відхиляються некоректні чи дубльовані записи.
Отже, критичної проблеми немає, однак бажано уникати дублювання, щоб не перевантажувати процес перевірки.

2. Якщо трудова діяльність працівника розпочалася після 01.01.2004, увесь стаж уже міститься в реєстрі за даними персоніфікованого обліку, тому оцифрування трудової книжки не є обов’язковим.

Водночас, якщо в трудовій книжці є записи (навіть після 2004 року), які не відображені у формі ОК-5, доцільно здійснити їх оцифрування.

3. Форма ОК-5 містить дані лише з 2004 року (з моменту запровадження персоніфікованого обліку), тому стаж до 2004 року в ній не відображається.

Відповідно, якщо трудова книжка втрачена і відсутні інші підтвердні документи, стаж до 2004 року необхідно відновлювати через архівні установи, довідки або в судовому порядку.

4. Для перевірки даних, внесених підприємством, на порталі електронних послуг ПФУ доцільно сформувати:

«Електронний витяг з електронної трудової книжки»;
довідку за формою ОК-5 або ОК-7.
Ці документи містять інформацію про страховий стаж, а також відомості про прийняття, переведення та звільнення, подані роботодавцем.

5. Документи про навчання, дипломи, військову службу подаються особисто працівником.

Тобто періоди навчання, проходження військової служби та інші «нестрахові» періоди подає фізична особа через свій електронний кабінет ПФУ.

Роботодавець подає лише документи, що стосуються трудових відносин (трудова книжка, накази про прийняття, переведення, звільнення тощо).

Раді допомогти, звертайтесь ще!