Чи потрібно змінювати порядок документів в особовій справі

Так, краще переробити.

Якщо:

• працівник ще не звільнився,


• Ви поки не готуєте його особову справу для передання в архів,


• і не встигли пронумерувати аркуші справи,

тоді краще перекласти документи у справі належним чином і зробити новий Внутрішній опис документів особової справи.

Особову справу працівника формуємо згідно з повним переліком документів, які підшиваються в особові справи, наведеним у пункті 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. №1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n502 (далі – Правила №1000/5).

Зверху завжди має бути заява працівника про прийняття на роботу.

А самий останній (нижній) документ у справі – копія (вигяг) наказу (розпорядження) про звільнення.

Тобто, кожний наступний документ підкладаємо під попередній:

• Заяву про прийняття на роботу.

• Письмовий трудовий договір (контракт).

• Копію наказу про прийняття на роботу або витяг зі зведеного наказу.

• Особовий листок з обліку кадрів.

• Автобіографію.

• Копію паспорта.

• Копію облікової картки платника податків (за наявності).

• Копію військового квитка або приписного свідоцтва (за наявності).

• Копії документів про освіту.

• Копії документів про науковий ступінь, вчене звання.

• Копії документів, що є підставами для надання пільг.

• Заяву про переведення на іншу роботу (посаду).

• Копію наказу про переведення на іншу роботу (посаду) або витяг зі зведеного наказу.

• Заяву про зміну біографічних даних.

• Копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних.

• Характеристики.

• Копії документів про підвищення кваліфікації.

• Копії документів про стажування.

• Копії документів про заохочення (нагородження, преміювання).

• Документи з атестації.

• Заяву про звільнення.

• Копію наказу про звільнення (витяг зі зведеного наказу).

Раді допомогти, звертайтесь ще!