Санкції для роботодавців за неоцифрування трудових книжок в Україні

Прямих штрафів за неоцифрування трудових книжок законодавством України не передбачено.

Роботодавець має право, але не обов'язок сканувати трудові книжки та передавати їх до ПФУ.

Основний закон, що регулює перехід на е-трудові книжки, Закон України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/1217-20#Text , який набрав чинності 10.06.2021. Ним встановлено 5-річний перехідний період, до 10 червня 2026 року, для внесення даних паперових трудових книжок до Реєстру застрахованих осіб ПФУ.

Порядок подання відомостей до ПФУ регулюється Постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1. Відповідно до п. 4 цього Порядку, відомості подаються:

- працівником особисто через органи ПФУ;

- працівником через вебпортал ПФУ;

- страхувальником (роботодавцем) або його представником ( бухгалтер, інспектор з кадрів) за наявності делегованих повноважень.

Оскільки роботодавець не зобов'язаний оцифровувати трудові книжки (лише може це робити), відсутній склад правопорушення, а отже і підстави для штрафних санкцій.

Детальніше про штрафи розповідала Яна Ярошенко у статті «Штрафи за зберігання та неоцифрування трудових книжок: правда чи міф» https://kadroland.com/news/8319-strafi-za-zberigannya-ta-neocifruvannya-trudovix-knizok-pravda-ci-mif

Пенсійний фонд України 03.06.2026 надає підтвердження на інформаційній сторінці свого вебпорталу: жодних штрафів чи негативних наслідків для підприємств, які не встигнуть подати скан-копії до 10 червня 2026 року, законодавство не передбачає https://www.pfu.gov.ua/2179542-uvaga-informatsiya-shhodo-otsyfruvannya-trudovyh-knyzhok-pislya-10-chervnya-2026-roku/

Законодавство не карає за відсутність оцифрування, але рекомендується допомагати працівникам зі скануванням через кабінет страхувальника на порталі ПФУ, це не потребує ні додаткових заяв, ні наказів, проте значно спрощує майбутнє оформлення пенсії. Або ж можна допомогти підготувати скани трудової та додаткових документів для підтвердження стажу, а працівник самостійно передасть скани через свій Особистий кабінет на вебпорталі ПФУ.

Максимум корисної інформації про «Сканування трудової книжки – встигнути до 10.06.2026: дії роботодавця і працівників, статуси та робота на ПФУ» у нашому відеокурсі https://kadroland.com/events/2431/5868

Раді допомогти, звертайтесь ще!