
Експерт
Яна ЯрошенкоКреативний головний редактор текстового контенту kadroland, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку
Ми настільки налякані різними штрафними санкціями, що вже «дмухаємо й на холодне»… Сьогодні розберемо: чи передбачені штрафи за приймання трудових книжок на зберігання після 10.06.2021 та чи буде відповідальність для роботодавця за неоцифрування трудових книжок

Відповідно до ч. 3 ст. 48 Кодексу законів про працю України:
Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі
Ця норма запрацювала з 10.06.2021 (дата набрання чинності Законом України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі – Закон №2117), яким внесено зміни до КЗпП).
Крім того, відповідно до ч. 2 розділ. ІІ Прикінцевих положень Закону №1217:
Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний видати належно оформлену трудову книжку працівнику, з яким укладено трудовий договір до набрання чинності цим Законом та який звільняється до завершення процедури включення до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність, у день звільнення
Отже, на підставі аналізу цих двох норм і робимо висновки:
Зауважте, що трудовим законодавством не передбачено можливості вибору для роботодавця: приймати чи не приймати трудові книжки на зберігання. Виходить, що у разі прийняття працівників після 10.06.2021 роботодавець не може прийняти трудові книжки на зберігання. Це не дозволено ані за заявою працівника, ані шляхом видання наказу чи внесення змін до Правил внутрішнього трудового розпорядку.
Тепер питання:
А чи буде штраф, якщо після 10.06.2021 все ж таки приймали трудові книжки від працівників, зокрема, є записи в Книзі обліку руху трудових книжок?
Якщо говорити формально, то можливий штраф за абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП в розмірі 1 МЗП як за порушення інших вимог законодавства про працю. Річ у тім, що вимога про зберігання трудових книжок працівниками передбачена КЗпП, а отже, порушення цієї вимоги – це порушення законодавства про працю.
Але!
По-перше, відповідно до положень ст. 16 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» у період дії воєнного стану у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовуються.
По-друге, на практиці ми поки не зустрічали прецедентів, щоб Держпраці дійсно за це штрафувало.
Також зауважте, що інші порушення вимог законодавства про працю тягнуть за собою накладення адмінштрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та громадян – суб’єктів підприємницької діяльності від 30 до 100 нмдг (від 510 грн до 1700 грн) (ст. 41 КУпАП). І амністії на період воєнного стану не передбачено.
Чисто теоретично можлива і дисциплінарна відповідальність.
Таким чином, якщо приймали трудові книжки на зберігання після 10.06.2021, рекомендуємо видати їх працівникам за заявою (процедуру описували тут).
Нещодавно отримали таке запитання:
… працівники Пенсійного фонду … сказали, що оцифрування ТК – обов'язок роботодавця, і якщо підприємство не встигне відсканувати, то за це передбачений штраф. У працівників ТК не приймають. Чи правдива ця інформація?
Ні, штраф не передбачений і ось чому.
Нагадаємо, що відомості про трудову діяльність працівника подаються до ПФУ (п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1, далі — Порядок № 11-1):
Як бачимо, роботодавець може, але не зобов’язаний подавати сканкопію трудової книжки працівника чи оцифровувати її.
Отже, оскільки у роботодавця немає безумовного обов’язку з оцифрування чи передачі сканкопій паперових трудових книжок працівників до ПФУ, то і штрафувати його немає за що.
Також нагадуємо: якщо не оцифрувати трудову книжку до 10.06.2026, стаж не втратиться (деталі – тут).
Порада: за можливості допомагайте працівникам оцифровувати трудові книжки. Тим паче, що це не вимагає додаткових заяв та наказів.
Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку
Шаблони та зразки документів:
Заява працівника про видачу трудової книжки
Наказ про видачу трудової книжки працівнику
Мінікурси на тему:
Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року
ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити
Статті та консультації на тему:
Паперові трудові книжки: навігатор від оформлення до видачі
Як вносити запис про навчання до трудової книжки працівника
Як видати трудову книжку працівнику
Трудова книжка у 2025 році: зберігання, записи, електронне наповнення
Скануємо трудові книжки: розбір гарячих питань
Трудові книжки: бліцвідповіді про оцифрування, заповнення та видачу
Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ
ПФУ не оцифровує записи з трудової книжки без сканкопії наказів
ПФУ нагадує про сканування трудових книжок: обов’язки роботодавця та варіанти дій
Чому ПФУ не приймає сканкопії трудової книжки у форматі JPEG
Оцифрування трудової книжки: чи подавати скан, якщо всі дані з 2004 року і вже в ЕТК
Чому ТЦК наполягає, що нашого заброньованого вони мають право направити на ВЛК? Як це пояснити? Ми регулярно проводимо навчання черед працівників і вони знають, що поки діє бронь, не мають право направляти на ВЛК. Підкажіть, як діяти у такій ситуації.

Військово-лікарська комісія може визнати людину не лише придатною або непридатною до військової служби. Окремим висновком є «тимчасово непридатний до військової служби». При цьому наслідки такого рішення відрізняються для військовозобов’язаних і військовослужбовців

Інколи роботодавець хоче змінити діючу форму або систему оплати праці. Наприклад, замінити погодинну оплату на відрядну, або додати ще одну форму оплати праці. Як правильно це впровадити? Які накази слід видати? З ким погоджувати та як повідомити працівникам? В цій статті підкажемо роботодавцю алгоритм дій

Відсьогодні, 4 вересня 2026 року, українці можуть зустріти в готівковому обігу нову банкноту номіналом 2000 гривень. Вона має синій колір, розмір 75×166 мм, понад 20 елементів захисту та присвячена видатному українському дисиденту Василю Стусу

Новий Трудовий кодекс має зробити трудові відносини більш договірними та гнучкими, змінити підходи до дистанційної роботи, робочого часу, працевлаштування людей з інвалідністю та поєднання роботи із сімейними обов’язками. Голова профільного комітету Верховної Ради Галина Третьякова розповіла про 10 ключових змін, які нові правила можуть принести українцям

Підприємство втратило статус критично важливого, і всі працівники втратили бронювання. Які дії потрібно виконати з військового обліку? Чи потрібно подавати повідомлення про анулювання критичності, чи достатньо змінити статус у додатку 5?

Заброньованому працівнику критично важливого підприємства відмовили у виїзді з України, попри чинне бронювання та оформлену відпустку. Суд встановив, що пред’явлена на кордоні копія наказу про відпустку була неналежно засвідчена, тому не підтвердила законну підставу для виїзду. Розбираємо, як має бути оформлена копія такого наказу та чому самого бронювання недостатньо для перетинання кордону під час воєнного стану

В Україні пропонують дозволити громадянам повністю відмовлятися від по батькові в офіційних документах. Відповідну петицію подали 3 вересня 2026 року: автор просить надати таке право з 16 років, а з 14 – за згодою батьків або піклувальників. Якщо ініціативу підтримають, зміни можуть стосуватися паспортів, водійських посвідчень, карток платника податків та інших документів

Вже з 1 вересня 2026 року посадові оклади педагогічних і науково-педагогічних працівників визначають за новими коефіцієнтами, а з 1 січня 2027 року почнуть діяти нові ставки погодинної оплати навчальних занять. Як зміниться розрахунок зарплати, які виплати отримуватимуть освітяни та що потрібно врахувати роботодавцям – розповідаємо далі

У разі відмови в оплаті лікарняного роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про причини відмови та порядок оскарження рішення. Таке повідомлення надають не пізніше п’яти днів після прийняття рішення.

Роботодавці, які у 2027 році планують отримувати фінансування на оплату додаткової відпустки для постраждалих від Чорнобильської катастрофи, повинні до 31 жовтня зареєструватися або поновити дані в органах ПФУ. Розповідаємо, які документи потрібно подати та про які зміни треба повідомити Фонд

За рішенням сесії міської ради ЗДО перебуває у стані реорганізації з подальшим звільненням працівників у зв’язку з переведенням до іншого ЗДО. Працівників попередили за два місяці – з 01.09.2026. Одна працівниця протягом найближчих чотирьох тижнів має піти у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами. Чи можна через два місяці звільнити її за переведенням під час цієї відпустки, якщо до 01.11.2026 заклад має припинити своє існування? Що робити з цією працівницею?

У мирний час невикористану частину щорічної відпустки мають надати працівнику не пізніше 12 місяців після завершення робочого року. Під час воєнного стану це правило не застосовується – Держпраці пояснила, які особливості діють для щорічних відпусток зараз

3 вересня Уряд змінив правила роботи під час повітряних атак: за «жовтого» рівня бізнес зможе продовжувати роботу, але має забезпечити працівникам і відвідувачам доступ до укриттів. «Червоний» рівень означатиме зупинку роботи та обов’язковий перехід людей в укриття. Розбираємо, що це означає для роботодавців і які вимоги їм доведеться виконати
