Штрафи за зберігання та неоцифрування трудових книжок: правда чи міф

1. Штраф за зберігання трудової книжки після 10.06.2021
2. Штраф на роботодавця за не сканування трудових книжок

Штраф за зберігання трудової книжки після 10.06.2021

Відповідно до ч. 3 ст. 48 Кодексу законів про працю України:

Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі

Ця норма запрацювала з 10.06.2021 (дата набрання чинності Законом України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі – Закон №2117), яким внесено зміни до КЗпП).

Крім того, відповідно до ч. 2 розділ. ІІ Прикінцевих положень Закону №1217:

Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний видати належно оформлену трудову книжку працівнику, з яким укладено трудовий договір до набрання чинності цим Законом та який звільняється до завершення процедури включення до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність, у день звільнення

Отже, на підставі аналізу цих двох норм і робимо висновки:

1. у разі прийняття працівників на роботу до 10.06.2021 продовжуємо зберігати трудові книжки на підприємстві й видаємо їх в разі звільнення (якщо воно відбувається до 10.06.2026);
2. у разі прийняття працівників на роботу після 10.06.2021 трудові книжки на зберігання не приймаємо (вони зберігаються у працівників).

Зауважте, що трудовим законодавством не передбачено можливості вибору для роботодавця: приймати чи не приймати трудові книжки на зберігання. Виходить, що у разі прийняття працівників після 10.06.2021 роботодавець не може прийняти трудові книжки на зберігання. Це не дозволено ані за заявою працівника, ані шляхом видання наказу чи внесення змін до Правил внутрішнього трудового розпорядку.

Тепер питання:

А чи буде штраф, якщо після 10.06.2021 все ж таки приймали трудові книжки від працівників, зокрема, є записи в Книзі обліку руху трудових книжок?

Якщо говорити формально, то можливий штраф за абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП в розмірі 1 МЗП як за порушення інших вимог законодавства про працю. Річ у тім, що вимога про зберігання трудових книжок працівниками передбачена КЗпП, а отже, порушення цієї вимоги – це порушення законодавства про працю.

Але!

По-перше, відповідно до положень ст. 16 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» у період дії воєнного стану у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовуються.

По-друге, на практиці ми поки не зустрічали прецедентів, щоб Держпраці дійсно за це штрафувало.

Також зауважте, що інші порушення вимог законодавства про працю тягнуть за собою накладення адмінштрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та громадян – суб’єктів підприємницької діяльності від 30 до 100 нмдг (від 510 грн до 1700 грн) (ст. 41 КУпАП). І амністії на період воєнного стану не передбачено.

Чисто теоретично можлива і дисциплінарна відповідальність.

Таким чином, якщо приймали трудові книжки на зберігання після 10.06.2021, рекомендуємо видати їх працівникам за заявою (процедуру описували тут).

Штраф на роботодавця за не сканування трудових книжок

Нещодавно отримали таке запитання:

… працівники Пенсійного фонду … сказали, що оцифрування ТК – обов'язок роботодавця, і якщо підприємство не встигне відсканувати, то за це передбачений штраф. У працівників ТК не приймають. Чи правдива ця інформація?

Ні, штраф не передбачений і ось чому.

Нагадаємо, що відомості про трудову діяльність працівника подаються до ПФУ (п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1, далі — Порядок № 11-1):

1. працівником особисто. Тобто слід «завітати» до ПФУ;
2. працівником через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. Тобто через кабінет застрахованої особи на порталі ПФУ;
3. страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження. Тобто роботодавцем/страхувальником або представником роботодавця/страхувальника (наприклад, інспектором з кадрів) через кабінет страхувальника на порталі ПФУ.

Як бачимо, роботодавець може, але не зобов’язаний подавати сканкопію трудової книжки працівника чи оцифровувати її.

Отже, оскільки у роботодавця немає безумовного обов’язку з оцифрування чи передачі сканкопій паперових трудових книжок працівників до ПФУ, то і штрафувати його немає за що.

Також нагадуємо: якщо не оцифрувати трудову книжку до 10.06.2026, стаж не втратиться (деталі – тут).

Порада: за можливості допомагайте працівникам оцифровувати трудові книжки. Тим паче, що це не вимагає додаткових заяв та наказів.

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

Шаблони та зразки документів:

Заява працівника про видачу трудової книжки

Наказ про видачу трудової книжки працівнику

Мінікурси на тему:

Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року

ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити

Статті та консультації на тему:

Паперові трудові книжки: навігатор від оформлення до видачі

Як вносити запис про навчання до трудової книжки працівника

Як видати трудову книжку працівнику

Трудова книжка у 2025 році: зберігання, записи, електронне наповнення

Скануємо трудові книжки: розбір гарячих питань

Трудові книжки: бліцвідповіді про оцифрування, заповнення та видачу

Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ

ПФУ не оцифровує записи з трудової книжки без сканкопії наказів

ПФУ нагадує про сканування трудових книжок: обов’язки роботодавця та варіанти дій

Чому ПФУ не приймає сканкопії трудової книжки у форматі JPEG

Оцифрування трудової книжки: чи подавати скан, якщо всі дані з 2004 року і вже в ЕТК