Зберігання трудових книжок: необхідні документи та рекомендації для підприємства

Зберігання на підприємстві трудових книжок працівників після 10.06.2026 є порушенням.

В Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» 9 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20#n224) прямо зазначено: Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис

Отже, доцільно видати паперові трудові книжки працівникам після 10.06.2026.

За загальним правилом, визначеним в ст. 48 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n314), з 10.06.2021 облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Тобто обов’язковою є саме електронна трудова книжка. Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Тобто паперова трудова книжка зберігається у працівника.

Тому на нашу думку, продовжувати зберігати трудові книжки на підприємстві не можна, навіть за заявою працівника.

Виключення становлять випадки, коли трудова книжка не може бути видана / надіслана працівнику, наприклад, працівник мобілізований і відсутня нотаріальна довіреність для отримання трудової книжки родичами.

Раді допомогти, звертайтесь ще!