Чи потрібно включати відомість оперативного обліку в номенклатуру

Почнемо зі справи «Списки персонального військового обліку та копії військово-облікових документів за групами». У ній зберігаються актуальні списки та відомість оперативного обліку, які щороку до 25 січня мають бути сформовані, роздруковані та підписані.

З 31 липня 2025 року порядок зберігання списків докорінно змінився: тепер усі чотири групи списків (офіцери, рядові, жінки, призовники) разом із копіями їхніх військово-облікових документів (ВОД) мають зберігатися в межах однієї справи, без поділу на окремі папки за категоріями (п. 37 Порядку №1487). Це значно спрощує структуру номенклатури, адже раніше вписували чотири номенклатурні справи під різними індексами справи, а тепер це одна справа під спільною назвою з одним номенклатурним індексом, наприклад 01-12.

Але будьте уважні: якщо копій документів занадто багато, справу ділять на томи (не більше 250 аркушів у кожному) під одним індексом.

Згідно з п. 33 Порядку №1487, відомість оперативного обліку (додаток 12) зберігається разом зі списками персонального військового обліку, тобто підшивається до тієї ж самої справи.

Попри спільне зберігання, у номенклатурі справ ці документи доцільно виділяти окремо. Це пояснюється їх різним змістом і призначенням: списки – це персоніфікований облік працівників, тоді як відомість є узагальненим документом, своєрідною «статистикою» за групами, сформованою на підставі даних зі списків.

Саме тому в номенклатурі справ їх розмежовують як окремі позиції – як різні види документів із відмінним складом та обсягом інформації. Водночас строк зберігання мають однаковий - 3 роки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!